SOFTWARETIPS Taakmanagement in Outlook voor gevorderden Toen ik in de LinkedIngroep van Management Support begon over taakmanagement in Outlook liep de discussie meteen als een trein. Voor sommigen ging er een compleet nieuwe wereld open, anderen gebruikten de taken niet effectief en enkelen hadden geweldige toepassingen gevonden voor dit Outlook-speeltje. Zo ook managementassistent Krista van den Boogaard. Tekst Roel Peeters ‘Ik werk samen met een andere secretaresse. Als zij zich ‘s ochtends ziek meldt hoef ik alleen maar in haar taken te kijken van die dag om te weten of ik iets moet overnemen wat anders misgaat. Of mijn collega krijgt op een dag dat ik niet werk een vraag over iets waar ik mee bezig was en ziet dan in de takenmodule precies de status. Want inderdaad kun je in het tekstvak de status iedere keer bijwerken en e-mails of andere bestanden bijvoegen. De ‘Tasks’ in Outlook geven rust in m’n hoofd, ik kan niks vergeten. Bovendien kun je een task die op dat moment geen prioriteit heeft, heel makkelijk weer naar ‘achteren schuiven’.’ Taken toewijzen Dit voelt wat vervelend in het begin: ‘een taak toegewezen krijgen door een assistent?’ Taken moeten echter passen in de werkprocessen en zijn in dat opzicht vaak ‘afgesproken acties’. Een prima toepassing is een overleg. De acties plaats je in taken die je vervolgens uitzet. Voeg er ook nog een code of categorie aan toe die op dat overleg van toepassing is en je vindt ze snel terug. Via de automatische taakupdates kun je de status makkelijk opvolgen. Dat scheelt weer heen en weer gebel en gemail. Zet nooit taken in je agenda Je agenda is geen takenverzamelaar. Schrijf nooit je taken rechtstreeks in je agenda en sleep ze er ook niet zomaar naartoe. Ten eerste gaan de eventuele bijlages niet mee als je sleept; ten tweede dient je agenda voor afspraken en vergaderingen (al dan niet met jezelf) die zo goed als onverplaatsbaar zijn. De uitvoering van taken is echter vaak flexibel in de tijd. Tenzij het een grote taak is (bijvoorbeeld notulen uitwerken). Die zet je dan als een snelkoppeling in je agenda onder de titel ‘notulen uitwerken’. Sleep daarvoor de taak met je rechtermuis naar je agenda en kies hier voor ‘snelkoppeling’. 32 Komen er in de tussentijd updates voor de taak (extra e-mail of bestanden) dan voeg je die toe aan de taak, niet aan de agenda. Je taak blijft zo een up-to-date bronbestand met alle info waar de snelkoppeling in de agenda naar verwijst. Resumé: een e-mail wordt een taak; de taak krijgt (soms) een snelkoppeling naar de agenda. Hoe knip ik een grote taak in subtaken? Heb je behoefte aan subtaken, maak die dan IN de hoofdtaak. Voordelen: • Je hebt een goed overzicht over het geheel. Wil je voorgaande stappen teruglezen dan scrol je gewoon naar boven. • Je hoeft slechts één taak te delen als je er met meerderen aan wilt werken. • De bestanden die je vaker nodig hebt in het proces hoef je slechts één keer in te voeren. Werk je met Outlook 2010 dan kun je makkelijk orde op zaken houden door de titels op te maken met de stijlen in het lint. Een tabel invoegen is ook geen probleem. Terugkerende taken: twee soorten Taken die in een vast patroon herhalen kun je met de knop ‘terugkeerpatroon’ makkelijk herhalen. Een tweede mogelijkheid is dat de taak pas herhaalt als je ze voltooit. Geef op voorhand aan hoeveel tijd er overheen moet gaan en je taak springt meteen naar de juiste datum bij voltooiing. Als je om de twee weken een telefonisch overleg wilt, maar het maakt niet uit op welke dag, dan is dit een prima oplossing. Inzicht in de status en de deadline Je wordt pas echt gelukkig als je een gevoel hebt van ‘beheersing’. Dat je alles ‘in the picture’ hebt. Daarvoor moeten we eerst eenmalig twee dingen instellen: JULI/AUGUSTUS 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 31

Pagina 33

Heeft u een spaarprogramma, you can flip of digitale handleidingen? Gebruik Online Touch: studiegids naar een digitale publicatie converteren.

19:MSM070812 Lees publicatie 20Home