p T t lid RELATIEMANAGEMENT XXXXXX HANDIGE LINKS www.theaterarrangementen.nl www.musicals.nl www.atpi.nl www.vcktravel.nl www.voetbaltravel.nl www.voetbalexperience.nl www.onlineticketshop.nl www.ticketloket.com Bij het bedenken van een vermakelijk programma kun je je laten inspireren door de interesses en hobby’s van (potentiële) klanten. Het zal in elk geval duidelijk zijn dat de ‘factor fun’ in deze gevallen hoog moet zijn. Een trend ten aanzien van vermakelijke relatie-events is ook om het hele gezin uit te nodigen. Denk bijvoorbeeld eens aan activiteiten in het weekend. Wat dacht je van een dagje Efteling of een bezoek aan de première van een familiefilm of -musical? Een zwemclinic voor de kinderen met Pieter van den Hoogenband? Of een paardrijles van Ankie van Grunsven? Gegarandeerd dat de (kleine groep) gasten die je deze bijzondere belevenis aanbiedt er nog lang (ook met anderen!) over napraten. Wat gewoner, maar zeker ook effectief zijn de uitjes waarbij je het informele van een uitje combineert met netwerken. Denk hierbij aan theaterarrangementen, evenementen als Sail Amsterdam, Delfsail, (VIP)kaarten voor een bezoek aan een concert als Symphonica in Rosso of voor Bløf in het nieuwe Ziggo Dome, Andre Rieu of de Vrienden van Amstel Live. Of een geheel verzorgd bezoek aan sportevenementen, zoals aan de Olympische Spelen, voetbalwedstrijden tijdens het EK of WK en tennistoernooien als het ABN Amro World Tennis Tournament in Rotterdam en de Unicef Open in Rosmalen, de Military in Boekelo of golftoernooien waarin de gasten zelf participeren. Het netwerkgehalte is bij dit type bijeenkomsten vaak essentieel, ook voor de gasten. Belangrijk is dan een hele bewuste keuze te maken wie met wie uit te nodigen, om zo de beoogde setting en contactmomenten te creëren. Een trend daarbij is om een gastenlijst bekend te maken, zodat ook de gasten een beeld krijgen van wie zij mogelijk kunnen ontmoeten. Communicatie en contact Voor welk type event je ook kiest om de binding te versterken, elke vorm leent zich voor het creëren van diverse communicatiemomenten met de doelgroep voorafgaand, tijdens en na afloop van de fysieke ontmoeting. Extra kansen dus op individueel contact. Uitnodiging Om te beginnen het uitnodigingstraject. De communicatie vooraf bepaalt de verwachtingen van je relaties en draagt in grote mate bij aan een goede opkomst. Breng deze communicatie dus in lijn met het te bieden programma, zowel ten aanzien van de inhoud als de ‘look and feel’ van het event. Het mooiste is als deze ook overeenkomt met de algemene uitstraling van je organisatie. De genodigde moet het gevoel krijgen iets te missen als hij het event niet bijwoont! Aanmelden Als genodigden zich aanmelden, zorg dan voor een zorgvuldig opgezet systeem om deze aanmeldingen direct te bevestigen en alle gasten van de nodige aanvullende informatie te voorzien. Duidelijke en volledige communicatie versterkt het gevoel dat het evenement goed geregeld is, bevestigt bovendien indirect ook de indruk van een betrouwbaar en goed georganiseerd bedrijf én zorgt voor commitment om ook daadwerkelijk te komen opdagen. Het werkt ‘no-show’ verlagend. TIP: wat zeker uitnodigend werkt, is het aanbieden van een activiteit die iemand niet zo gemakkelijk voor zichzelf boekt. Dat kan zijn uit kostenoverweging of omdat het bijvoorbeeld niet eenvoudig is om aan kaartjes te komen voor een bepaalde voorstelling of wedstrijd. Het verwenidee is in deze gevallen groot. Denk bijvoorbeeld aan dineren in een sterrenrestaurant als Beluga of de Librije, waarbij je zelfs een tafel in de keuken kunt reserveren. Follow-up Als het evenement eenmaal heeft plaatsgevonden, zorg dan voor een goede follow-up. Met communicatie kun je achteraf de goede indruk nog eens versterken. Een tastbaar aandenken kan hierbij helpen, of goede hand-outs of andere bruikbare tools van een inhoudelijke sessie. Meten is weten Zorg na het event voor het meten van het succes: het effect. Betrek alle aanwezige medewerkers daarbij; laat iedereen rapporteren met wie hij heeft gesproken, waarover, en welke follow-up er op welke termijn gaat plaatsvinden. Succes Zo kan een relatie-event ook écht succesvol bijdragen aan het realiseren van de businessdevelopmentdoelstellingen, vooral dus doordat je helder hebt welk doel je nastreeft, je je richt op de wensen van je relaties en daar je programma op aanpast. Voorwaarde hierbij is dat het event, of de serie van events, logisch onderdeel uitmaken van de overige marketing- en communicatie-uitingen. Eventmarketing of eventcommunicatie: geen eendagsvlieg, maar onderdeel van het grote geheel. < TIP: sociale media kunnen in het voortraject van goede dienst zijn. LinkedIn kun je inzetten om bepaalde specifieke doelgroepen en functies te selecteren, je kunt er een evenement of groep aanmaken en eventueel discussies starten over de onderwerpen tijdens je event. Dat kan ook via Twitter. En hiermee kun je ook de genodigden informeren over de voortgang van het evenement en nieuwtjes melden over het programma. Denk aan de vermelding op Twitter van het feit dat een topspeler is gecontracteerd om te komen spelen op een tennistoernooi waarvoor jij een groep VIP’s hebt uitgenodigd. Of het melden van de definitieve komst van een keynote speaker of trendwatcher. Lenny Kaarsgaren Effectivents - Evenementenbureau en aanbieder van diverse trainingen in het organiseren van evenementen. www.effectivents.nl. MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2012 11 Pagina 10

Pagina 12

Interactieve internet relatiemagazine, deze vakblad of magazine is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het digitaal op uw website plaatsen van web edities.

MSM0912 Lees publicatie 22Home