SOFTWARETIPS Formulieren en lijstjes Het kan handig, snel en plezierig! Overzichtslijstjes, takenlijstjes, presentielijstjes, enquêtes, intakeformulieren, planningsheets... Allemaal bekende en vaak terugkerende speeltjes van de secretaresse. Meestal ziet het er prima uit als het de printer uitrolt. Maar is er wel gekozen voor het beste programma om dit te maken? En zijn ze wel slim en effectief gemaakt? Had het handiger of sneller gekund? Vast wel. Daarom enkele tips voor het Officepakket 2007/2010. Die kunnen je kantoorwerkzaamheden in één klap een stuk aangenamer maken. Tekst Roel Peeters Een overzicht van deelnemers aan een vergadering Je wilt graag een overzicht van wie er allemaal heeft gereageerd op een Outlook-vergaderverzoek? Dat kan simpelweg door de vergadering te openen en te klikken op controleren>>traceerstatus weergeven. Snel doortellen met de vulgreep Het voorbeeld geeft aan dat je in Excel tal van gegevens snel kunt invoeren door simpelweg aan de vulgreep (zwart blokje, rechtsonder in iedere cel) te trekken nadat je het eerste gegeven hebt ingevoerd. Heb je dit gedaan dan kun je door een klik op het icoontje onderaan het lijstje kiezen uit enkele variaties. Zo kun je bijvoorbeeld wel of geen weekend laten meetellen, of de cellen kopiëren in plaats van doortellen. Wil je ‘sprongen maken’ tussen getallen, voer dan twee getallen in>>selecteer deze beide getallen>>trek vervolgens de vulgreep naar beneden. Het is ook mogelijk dit overzicht te kopiëren en te plakken in Excel. Als je wilt maak je in één klik een overzicht van alle deelnemers in Excel die je vervolgens kunt gebruiken als presentielijst of deelnemerslijst voor de genodigden. Om dit te doen kies je controleren>>status naar klembord kopiëren en plakt dit in Excel. Wil je een kleurrijk lijstje? In Excel 2007/2010 heb je de mogelijkheid in een wip de hele lijst te voorzien van fraaie kleuren. De afwisseling van lichte en donkere kleuren bevorderen de leesbaarheid en je krijgt er meteen filterknopjes bij voor het geval je ook nog wilt filteren of sorteren. Vervolgkeuzelijstje maken om tijd te besparen en snelheid te winnen Soms is het prettig als je ervoor kunt zorgen dat gebruikers bij het invullen van een Excel-formulier slechts kunnen kiezen uit een beperkt aantal mogelijkheden. Dit voorkomt typefouten en maakt het makkelijker om de gegevens later te verwerken, bijvoorbeeld in een enquête. En stel, in een adressenlijst moet een keuze gemaakt worden uit een provincie. Omdat dit een vaak voorkomende actie is die nogal wat typewerk vraagt, is dit ook een mooi voorbeeld voor een validatielijstje in Excel. 42 SEPTEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 41

Pagina 43

Scoor meer met een online shop in uw mailings. Velen gingen u voor en publiceerden edities online.

MSM0912 Lees publicatie 22Home