RELATIEMANAGEMENT BELANGRIJK BIJ INHOUDELIJKE RELATIE-EVENTS • Een evenement tussen de 10 en 150 gasten. Voor echt één-op-één contact 1 tot 50 gasten. • Kort en krachtig. Liever een halve dag dan een hele dag. • Een inhoudelijk thema met een of meer goede sprekers. • Afwisseling in werkvormen (bijvoorbeeld een combinatie van sprekers, debat, workshops, interviews). • Voldoende ruimte voor inhoudelijke interactie tussen de organisatie en de deelnemers. • Voldoende netwerkmogelijkheden of ruimte voor interactie tussen de deelnemers onderling (bijvoorbeeld tijdens een informele lunch of borrel). • Goede sprekers die ingaan op aansprekende onderwerpen (nieuwswaarde). • Een variëteit aan sprekers die het onderwerp vanuit verschillende invalshoeken belichten (iemand van de eigen organisatie, een klant, leverancier, goeroe). • Voldoende aandacht voor de mogelijkheden van het organiserende bedrijf, maar op een subtiele manier. • Individueel contact opzoeken: accountmanagers gaan informeel in gesprek met de gasten. Netwerken. • Alle onderdelen waaruit het evenement is opgebouwd sluiten aan bij hetgeen je als bedrijf wilt uitstralen. • Gratis deelname. In dit geval zou je voor een programma kunnen kiezen waarbij een groot aantal gasten kan worden ontvangen om de omvang en kracht te onderstrepen. Persoonlijk, individueel contact, is bij dit type evenement ondergeschikt. Je wilt de gasten het gevoel geven onderdeel te zijn van een groep mensen die bij dit sterke merk horen. Ze moeten onderdeel willen zijn van deze ‘community’ of misschien zelfs wel fans om de binding te vergroten. Immers: als een merk stoer, trendy of krachtig is en je hoort hierbij, dan zegt dat indirect ook iets over jou of jouw bedrijf als relatie. Binding Voor écht contact met de doelgroep, meer één-op-één, werkt het niet om grote groepen gasten tegelijk te ontvangen. Een meer individueel scenario is hiervoor een voorwaarde. Een andere weg en andere manier van binden, door vertrouwen uit het persoonlijke contact op te bouwen en te werken aan de TIP: houd bij een event waarbij persoonlijk contact belangrijk is een maximum van honderd personen aan en zorg voor een goede verhouding met interne mensen. zogenaamde gunfactor. Hoewel bij kleinschalige evenementen het persoonlijk contact kenmerkend is en bij grootschalige evenementen het imago, kunnen beide typen evenementen bijdragen aan de binding met (potentiële) klanten. Door beide vormen in een mix aan te bieden, ontstaat een combinatie van ‘the best of both worlds’. In het (meerjaren)eventmarketingplan dien je hiermee rekening te houden en kun je de accenten vastleggen. Stel een duidelijk totaaldoel en doel per evenement. Probeer daarbij op basis van de doelstellingen waar mogelijk ook meetbare kengetallen te bepalen. Hoeveel mensen moeten er komen? Hoeveel vervolggesprekken streven we na? Of hoeveel offerteaanvragen? Hoeveel nieuwe klanten? Invulling programma Naast de keuze voor de grootte van de groep die je wilt bereiken, heb je ook nog te bepalen hoe je het programma wilt invullen. Wil je een inhoudelijke invulling van het evenement of een vermakelijke, meer fêterende wijze? Welke vorm geeft de meeste mogelijkheden om je boodschap in kwijt te kunnen én zorgt voor een goede opkomst? Voor welke kennis of welk vermaak komt je doelgroep naar je toe? MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2012 Inhoudelijk Congressen, conferenties, seminars, symposia en workshops zijn voorbeelden van inhoudelijke evenementen. Ze geven een duidelijke focus en zijn een kapstok om verschillende inhoudelijke en commerciële activiteiten aan op te hangen. Of het nu gaat om relatiemanagement met huidige contacten of om het vinden van nieuwe klanten, zo’n evenement is vaak zeer effectief. Middels de inhoud laat je zien wat voor kennis er bij je organisatie in huis is en van welke expertise de (potentiële) klanten dus dagelijks gebruik kunnen maken. Je laat er een stukje autoriteit mee zien en je biedt de klanten de kans om hun kennis te vergroten zodat zij hún werk beter kunnen doen. In beide gevallen zal dit de klantenbinding zeker te goede komen. Door een combinatie van sprekers in te zetten, kun je een gevarieerd programma bieden. Denk hierbij aan interne sprekers, om de kennis van de eigen organisatie tijdens de bijeenkomst voldoende in het zonnetje te zetten. Daarnaast kun je ‘goeroes’ uit de branche of trendwatchers inzetten en een gerenommeerd persoon inhuren als keynote speaker. Diegene kan ook als ‘trigger’ dienen in het uitnodigingstraject om de opkomst te verhogen. Vermakelijk Bij vermakelijke relatie-events, waarbij de nadruk ligt op het fêteren van de doelgroep, is het doorgaans vooral de bedoeling de gasten te trakteren op een bijzonder moment, een bijzondere belevenis. Hóé je dit doet (natuurlijk op unieke en authentieke wijze), zal voor een groot deel het effect ervan bepalen, en ook de opkomst. Maak je een onvergetelijke indruk, dan versterk je de binding met je relaties. Dit hoeft overigens niet meteen te betekenen dat de bijeenkomst extreem luxe of duur moet zijn. De verrassing kan immers ook schuilgaan in de originaliteit. Bovendien speelt ook de mate van persoonlijk contact mee. TIP: zorg ook bij inhoudelijke events voor voldoende aantrekkelijke entertaining, om de levendigheid van de bijeenkomst te borgen en zo de aantrekkingskracht en dus het animo voor het evenement te verhogen. Denk content meets fun. 9 Pagina 8
Pagina 10Scoor meer met een online shop in uw folders. Velen gingen u voor en publiceerden reisgidsen online.
MSM0912 Lees publicatie 22Home