VERGADEREN Het Nieuwe Vergaderen Niet alles hoeft kantoorgebonden te zijn Het Nieuwe Werken, tijd- en plaatsonafhankelijk, dat kennen we. Maar hoe zit het met vergaderen? Bestaat er zoiets als Het Nieuwe Vergaderen en hoe past dat in Het Nieuwe Werken? Drie professionals leggen het uit. Tekst Suzanne Bergman De ene vergadering is de andere niet. Voor sommige vergaderingen, zoals functioneringsgesprekken, is fysiek contact onontbeerlijk. Maar heel vaak is dat niet het geval. ‘In de oervorm van vergaderen zitten vier vrienden ‘aan tafel’ die elkaar in de ogen kijken, alles tegen elkaar kunnen zeggen en samen iets creëren. Dat is de beste manier van vergaderen’, zegt Roland Hameeteman. ‘De noodzaak voor vergaderen zal altijd blijven, maar het kan niet altijd meer in die oervorm. Met een veranderende samenleving waarin iedereen 24/7 met elkaar verbonden is, moet je als organisatie meeveranderen. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken dus, en dat betekent ook op die manier vergaderen.’ ‘Omdat Het Nieuwe Vergaderen plaatsonafhankelijk is en mensen zich niet hoeven te verplaatsen, is het al veel effectiever’, vindt MariWIE IS WIE? Marianne Sturman, oprichter en directeur van Moneypenny, ‘managers binnen Het Nieuwe Werken’. anne Sturman. Maar het is meer dan dat. ‘Bij Moneypenny kijken we ook naar de vergaderdiscipline. Zijn stukken goed voorbereid, is er een sterke voorzitter, kan er misschien minder vergaderd worden? De invulling van het vergaderen an sich verandert.’ Sjoerd Gerritsen gaat zelfs nog een stapje verder: ‘Het Nieuwe Vergaderen is puur en alleen gericht op het bereiken van doelstellingen. Mensen worden niet meer afgerekend op hun tijd en aanwezigheid; alleen diegenen die echt een bijdrage kunnen leveren aan de vergadering, zitten fysiek om de tafel.’ Tijdwinst dus, door minder of geen reistijd en effectievere, korte vergaderingen. Met een goede beheersing van de beschikbare software kan de goede context aan documenten zo tevoorschijn worden gehaald en gepresenteerd. Ook kunnen meetings worden opgenomen en daarna gedeeld met mensen voor wie dat relevant is. Door die tijdwinst gaat de productiviteit omhoog en komt er meer ruimte voor wat je leuk vindt om te doen. Het Nieuwe Vergaderen levert dus meer plezier op.’ Groter werkgebied Sjoerd Gerritsen, eigenaar van Gerritsen Media, zet bedrijven om naar Het Nieuwe Werken en omgevingen waar alleen resultaten tellen. Maar wat betekent Het Nieuwe Vergaderen voor de secretaresse? Heeft zij nog wel een rol met minder mensen op kantoor? Jazeker, menen alle drie de experts, des te meer zelfs. Hoewel nog steeds ondersteunend, kan de secretaresse veel meer een voortrekkersrol gaan spelen. Roland Hameeteman: ‘Omdat de structuren van tijd en plaats van het traditionele werken wegvallen, moeten mensen zelf structuur gaan aanbrengen. En daar is niet iedereen even goed in. Een grote kwaliteit van secretaressen is dat ze afspraken goed nakomen, en dat kunnen ze overdragen. Als mensen zelf hun vergaderingen gaan inplannen, moeten bedrijven ervan op aankunnen dat ze zich ook buiten kantoor weten te gedragen - van het op tijd verschijnen op een afspraak, tot de omgang met mensen. De secretaresse heeft daar zicht op en kan mensen erop aanspreken als ze dit niet doen. Haar werkgebied wordt daardoor groter. Het Nieuwe Werken brengt veel meer geregel met zich mee.’ Roland Hameeteman, auteur van Het klein receptenboek voor Het Nieuwe Werken en oprichter e-office, maker van digitale werkomgevingen. Ook Marianne Sturman legt meer initiatief bij de secretaresse. ‘Agendabeheer is vaak een van de hoofdtaken van een secretaresse. Omdat ze daarin al het voortouw neemt, kan ze nog meer initiatief tonen door de vraag te stellen: is een fysieke vergadering nodig of kan het ook per telefoon? Als ze MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 15 Pagina 14

Pagina 16

Voor brochures, online onderwijsmagazines en clubmagazines zie het Online Touch content management system systeem. Met de mogelijkheid voor een web winkel in uw vaktijdschriften.

MSM1012 Lees publicatie 23Home