VERGADEREN DE VERGADERING ZELF: ZO HOUD JE HET LEUK Vergaderingen zijn saai, duren te lang, hebben weinig structuur en leveren te weinig op. Die klacht hoorde Jerre Lubberts, blogger van het jaar 2011 van hetnieuwewerkenblog.nl en projectmanager HNW invoeringen en trainer bij Academy of Minds, vaak en veel. Hij ontwikkelde een vergadermindmap die duidelijk hoofd- van bijzaken scheidt, waardoor een vergadering makkelijk te volgen is en vervolgstappen meteen duidelijk zijn. Hoe doe je dat? Voorbereiding • De voorzitter of livemindmapper stuurt uiterlijk drie dagen van tevoren de agenda toe. • Iedere deelnemer bereidt zich goed voor en komt open en positief naar de vergadering. • Deelnemers die bepaalde onderwerpen niet hebben voorbereid, doen niet mee in besluiten en discussies daarover. • De voorzitter bereidt een standaard vergadersjabloon voor (zie voorbeelden hiernaast), vult dat zo veel mogelijk in en stuurt dat iedereen toe, inclusief attachment met relevante documenten. Tijdens de vergadering • Op beamerscherm is de mindmap voor iedereen te zien. • De van tevoren aangewezen livemindmapper legt per project en proces alle ideeën en besluiten die naar voren komen in de vergadering direct vast in de mindmap. • De voorzitter ziet erop toe dat de livemindmapper per proces en project ook goed vastlegt wat de doelen, hindernissen, acties en gewenste resultaten (inclusief data en verantwoordelijke) zijn. • De livemindmapper houdt een vaste rapportage aan voor de voortgang van projecten (bijvoorbeeld: doel, succesfactor, prestatieindicator, norm, eigenaar, probleem, oplossing). • Elke deelnemer let op hoe dingen worden vastgelegd, vooral wat betreft zijn/haar eigen acties. • Als de rondvraag vragen met nieuwe acties oplevert, vult de livemindmapper die in de mindmap in. Na de vergadering • De voorzitter stuurt alle deelnemers na afloop de definitieve mindmap inclusief alle besluiten, acties en ideeën per ‘tak’ toe. • De notities die bij een afzonderlijke tak van de mindmap horen, kunnen - al dan niet gefilterd op persoon, project of afdeling - met één druk op de knop naar Microsoft Word of Excel geëxporteerd worden als (gespecificeerde) vergadernotulen. • Een online mindmap is ook mogelijk en maakt rondsturen overbodig. Stof tot in de wandelgangen Resultaat van deze manier van vergaderen? ‘Vergaderingen die met wel 30 tot 40 procent verkort worden’, zegt Jerre Lubberts. ‘Maar vooral voeren deelnemers acties en voorbereidingen veel beter uit, wat pure geldwinst betekent.’ Vergaderen wordt ook leuker, zeker met wat extra tips. ‘Lees bijvoorbeeld eens met zijn allen hetzelfde managementboek, bijvoorbeeld The seven habits of highly effective people of iets van Daniel Pink, en laat per vergadering één teamlid een hoofdstuk behandelen. Of bekijk per vergadering één TED-filmpje en bespreek hoe dat op jullie van toepassing is. Dat geeft energie, en stof tot in de wandelgangen. Bespreek ook na elke vergadering of het energieniveau is gedaald, gelijk gebleven of toegenomen is, en hoe dat een volgende keer beter kan.’ Aan de slag dus met die mindmap. Het Nieuwe Vergaderen is to the point, duidelijk en geeft energie! bijvoorbeeld weet dat de meeting bedoeld is als voortgangsgesprek over een project, kan zij mensen motiveren tot een webmeeting. De secretaresse is de aangewezen persoon om haar manager te bewijzen dat niet alles kantoorgebonden hoeft te zijn. Als zij zich de technologie van Het Nieuwe Vergaderen eigen maakt, blijft ze de spin in het web die ze altijd al was. Haar rol wordt zeker niet kleiner, maar juist veel interessanter.’ Sjoerd Gerritsen ziet ook het plezier van de secretaresse toenemen: ‘Ook háár fysieke 16 aanwezigheid op kantoor is minder nodig. Klanten ontvangen kan natuurlijk alleen maar fysiek, maar de rest van de werkzaamheden kan best thuis gedaan worden. Dat betekent dat ook de secretaresse, zéker omdat zij controle heeft over de interne afspraken, zelf kan bepalen waar ze het prettigst werkt.’ Tools Tools voor Het Nieuwe Vergaderen zijn er genoeg. Sjoerd Gerritsen: ‘Google eens op Skype. Het Nieuwe Werken is bij sommige bedrijven nog niet populair omdat het als te complex wordt gezien. ‘Laten we het maar gewoon doen zoals we het altijd al deden, dat werkt toch goed’, denken veel bedrijven. Maar zeg gewoon eens tegen je collega’s dat ze voor een volgende vergadering in hun kantoor moeten blijven en regel een videoconference via Skype. Zo simpel is het.’ Marianne Sturman werkt in haar bedrijf veel met WebEx, maar weet dat KPN en andere ook veel conferencingservices bieden. ‘Wij vergaderen niet alleen met WebEx, maar geOKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 15

Pagina 17

Scoor meer met een e-commerce shop in uw club bladen. Velen gingen u voor en publiceerden presentaties online.

MSM1012 Lees publicatie 23Home