PERSOONLIJKE ONTWIKKELING Revolutie in secretaresseland Ben jij er klaar voor? Overleg met je baas via skype, klanten binden via LinkedIn, Twitter en Facebook, werken in ‘the Cloud’, notuleren op de iPad, pingen en msn’en met collega’s. We staan aan de vooravond van een revolutie in secretaresseland. Niet alleen in technologisch opzicht, ook inhoudelijk gaat er volgens deskundigen veel veranderen. Tekst Marjo van Lijssel Of je er nu blij mee bent of niet. Het is geen kwestie van óf er iets gaat veranderen aan de functie van secretaressen, maar wannéér dat zal gebeuren’, stelt Annemarie de Martines, auteur van het boek Adieu Secretaresse, Hello Assistant. ‘Technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat processen sneller en grotendeels geautomatiseerd kunnen verlopen. Organisaties hebben met de huidige maatschappelijke en economische ontwikkelingen geen andere keuze dan meeveranderen. Als ze tenminste willen overleven. Bovendien handelen jonge managers bepaalde traditionele secretaressetaken zoals agendabeheer en mailverkeer liever zelf af met hun smartphone of tablet.’ Niet alle organisaties zijn echter klaar voor Het Nieuwe Werken volgens de auteur en voormalig directiesecretaresse. Een enkeling is al heel ver, maar de meesten zijn zich nog aan het oriënteren of starten net met het veranderingsproces. ‘Als je het hebt over de veranderende rol van een secretaresse, heb je het ook over manieren van met elkaar samenwerken en patronen die daar aan vastzitten. Dat zijn processen die je niet van de ene op de andere dag verandert.’ Executive assistant De rol van de secretaresse heeft de laatste decennia een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Dertig jaar geleden bestonden haar taken nog voornamelijk uit correspondentie, agendabeheer, notuleren van vergaderingen en postverwerking. In de jaren 90 werd communiceren en coördineren belangrijker en verwachtte het management steeds meer zelfstandigheid van een secretaresse. En anno 2012 zal een secretaresse veel meer iemand zijn die meedenkt, vooruitziet, plant en de assistent is van de manager, is de mening van Annemarie de Martines. ‘Veel taken worden vanuit huis uitgevoerd, hoewel ze natuurlijk door haar signalerende rol toch ook een aantal dagen per week op locatie nodig kan zijn. De nieuwe manager schakelt geen hulp in om een afspraak in te planMANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 nen. De rol van de klassieke secretaresse zal verdwijnen en daarvoor in de plaats verschijnt de executive assistant. Er wordt meer een appel gedaan op haar professionaliteit, verantwoordelijkheid, zelfstandigheid, proactiviteit en zelfsturing.’ Reden voor paniek is er volgens Annemarie de Martines zéker niet. Sterker nog... elke secretaresse zou blij moeten zijn met deze ontwikkelingen!’ Virtuele verbinder Secretaressen die liever in een vastomlijnde structuur werken en goed zijn in het uitvoeren van taken, kunnen hun talenten volgens Annemarie in de toekomst inzetten bij een servicebureau of secretaressepool. ‘In de huidige secretaressefunctie vind je een aantal taken die weliswaar tijdig en goed moeten gebeuren, maar het is minder belangrijk of Marie of Sofie dat doet. Denk daarbij aan het maken van een PowerPointpresentatie, het boeken van een reis of het regelen van een vergaderlocatie. Het is verstandig om jezelf als secretaresse nu alvast de vraag te stellen: Wat is straks mijn rol?’ En dat is nu precies waar de opleidingsinstituten op inspringen. Die nemen de veranderende rol van secretaressen serieus. Onderwijsprogramma’s zijn, of worden, aangepast en deeltijdstudies bieden extra ondersteuning om de nieuwste trends bij te benen. VIJF GOUDEN TIPS 1. Zorg dat je je vakinhoudelijk blijft ontwikkelen. Kennis veroudert heel snel, dus voor je het weet hol je achter de feiten aan. 2. ‘Kennis is macht en status’ is een achterhaald denkpatroon. Juist door kennis te delen met je collega’s creëer je nieuwe kennis en blijf je interessant voor de organisatie waar je werkt. 3. In aansluiting hierop is het erg belangrijk dat je van je eiland afkomt en meer gaat samenwerken. 4. Je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen loopbaan. Stel jezelf de vraag of je huidige baan wel aansluit bij je persoonlijke wensen, competenties of waarden. 5. Dat betekent niet dat je direct moet gaan solliciteren. Ga in gesprek met je manager, de HR-afdeling en je collega’s over wat je wilt. Of zoals een oud gezegde luidt: ‘Wie spreekt, kan geholpen worden’. 31 Pagina 30
Pagina 32Scoor meer met een webshop in uw presentaties. Velen gingen u voor en publiceerden catalogussen online.
MSM1012 Lees publicatie 23Home