PERSOONLIJKE ONTWIKKELING Second man ‘Het Nieuwe Werken zorgt voor een andere manier van communiceren’, zegt Joyce Steenveld van Schoevers Opleidingen. ‘Je bent niet meer face-to-face acht uur per dag in contact met het management. Maar vaak op afstand, op een flexwerkplek of thuis. Dat vraagt om een bepaalde manier van communiceren. In de opleiding gaan we daarop in. Ook onderwijzen we in beroepshouding en organisatiesensitiviteit. Er wordt immers steeds meer een beroep gedaan op competenties als zelfsturing, proactiviteit en zelfstandigheid zoals werk zien, initiatief nemen, feedback durven geven en ontvangen. Er verandert overigens niets aan de basiscompetenties van de secretaresse zoals organiseren, communiceren en klantvriendelijk handelen. Die eigenschappen blijven onderdeel van het DNA van een goede managementondersteuner. Wel zal de toekomstige secretaresse een stuk mondiger zijn. Dat moet ook, omdat ze steeds meer een gelijkwaardige partner zal worden van de manager, als een comanager die adviseert en meedenkt. Van de terughoudendheid moeten we een beetje af. Zonder brutaal te worden of overdreven bijdehand. Maar op een nette, subtiele en tactische manier; gelijkwaardigheid in communiceren. Het is niet zo dat een secretaresse in de toekomst niet meer dienstbaar is. Wel blijft ze ‘second man’. Dat vindt ze ook vaak prettig. Ze hoeft niet zo nodig op de voorgrond. Voor de secretaressen die al werkzaam zijn in een secretaressefunctie bieden we deeltijdopleidingen. Daarmee willen we ze blijven bijscholen en ondersteunen met hun veranderende rol. Persoonlijke effectiviteit staat daarbij centraal. Wat past bij je. Wat niet? Daarnaast wordt gekeken naar de huidige communicatiemiddelen zoals mailverkeer en het gebruik van social media. Het is niet zozeer dat we studenten de vaardigheden moeten bijbrengen, want die hebben ze vaak al. We gaan juist dieper in op hoe je met deze nieuwe tools omgaat binnen een werksituatie. Wat zijn de valkuilen als je gaat twitteren? Wat plaats je wel of niet op Facebook? Wie gaat er bloggen en welk doel wil je daarmee bereiken? Meer rust, minder stress De afdeling kindergeneeskunde van Universitair Medisch Centrum St Radboud in Nijmegen heeft de afgelopen twee jaar grote sprongen vooruit gemaakt ten aanzien van Het Nieuwe Werken. Er is daardoor veel veranderd in de functies van de secretaressen. ‘In eerste instantie vonden sommigen het best eng’, vertelt Corrie van Wolferen, leidinggevende van het secretariaat. ‘Maar nu willen deze dames niet meer terug. De secretariaten bevonden zich voorheen nog op verschillende locaties in het gebouw. Er was geen onderscheid in management, stafondersteunende en patiëntgebonden werkzaamheden, waardoor de functie erg breed was. Ik stuur nu een groep van 21 secretaressen en/of managementassistenten aan die alleen werken voor het management en/of de medische staf. Er wordt gewerkt met een cleandeskprincipe. We zitten bijna allemaal op één locatie en de stafmedewerkers hebben zich om ons heen 32 verzameld. Op die manier zijn de communicatielijnen kort. Secretaressen die zich met patiëntgebonden ondersteuning bezighouden, zijn overgedragen aan de polikliniek. We werken met een front-en backoffice. Als je frontofficedienst hebt, voer je acute taken uit zoals: beantwoorden van de telefoon, faxen, ontvangst gasten en postverwerking. Heb je backofficedienst, dan ben je meer bezig met managementondersteuning in de vorm van het uitwerken van notulen, het organiseren van symposia en het voorbereiden van vergaderingen. Er heerst rust in de backoffice. Er is weinig telefoonverkeer. Als backofficemedewerkers toch zelf ongestoord willen bellen, kunnen ze terecht bij nabijgelegen belcellen. Voor werk dat extra concentratie behoeft, hebben we concentratiewerkplekken gecreëerd. Afgezet door schotten hebben secretaressen daar een werkplek van 1.60 meter met alle toebehoren.’ De nieuwe manier van werken heeft in Nijmegen op het secretariaat van de afdeling kindergeneeskunde tot verbeteringen geleid. Het ziektepercentage is gedaald en de secretaressen ervaren minder stress op hun werk. ‘Ze hebben dankzij de nieuwe structuur veel beter in kaart wat hun werkzaamheden zijn’, verklaart Corrie van Wolferen. ‘Ook kunnen ze tegenwoordig makkelijk vrije dagen inplannen en drie weken aaneengesloten vakantie opnemen. Iets dat voorheen onmogelijk was. Bij afwezigheid worden je taken zelfs waargenomen door een collega. Dus geen uitpuilend postvak en een bureau vol met opeengestapeld werk meer als je terugkomt van vakantie. Daarnaast krijgen ze de mogelijkheid om thuis te werken.’ Dynamischer en breder dan ooit ‘In sommige organisaties zoals bijvoorbeeld softwarebedrijven en reclamebureaus zien we nu al dat de rol van de secretaresse kleiner TRENDWATCHER LIEKE LAMB Lieke Lamb is trendwatcher op het gebied van technologie, maatschappelijke ontwikkelingen en de rol van vrouwen in een werkomgeving. Voor het secretaressevak signaleert zij de volgende trends: • De secretaresse wordt het gezicht van de organisatie. Via sociale media onderhoudt ze alle contacten met de buitenwereld. • Haar functie wordt complexer en breder. De secretaresse houdt het overzicht over de verschillende takken in het bedrijf. Er wordt een proactieve houding verwacht. • Werk is beter gedocumenteerd en dus gemakkelijker overdraagbaar. • Secretaressen worden geacht kennis te hebben van de nieuwste apps die hen ondersteunen in het werk. • Werkgevers worden zelfstandiger en direct benaderbaar. Als secretaresse ben je niet langer het voorportaal. • In 2035 is 70 procent van de afgestudeerden vrouw. In 2060 bestaat de meerderheid van leidinggevenden uit vrouwen. Dat geeft een nieuwe dynamiek in werkrelaties. • Deeltijdwerk is uit, flexwerk in. Iedereen wordt 24/7 oproepbaar. • Automatisering betekent niet automatisch. Secretaressen zullen geautomatiseerde taken blijven aansturen. Zie ook www.trendwatcher.com. OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT FOTOGRAFIE SANNEKE VISSER Pagina 31

Pagina 33

Scoor meer met een e-commerce shop in uw catalogi. Velen gingen u voor en publiceerden studiegidsen online.

MSM1012 Lees publicatie 23Home