OFFICEMANAGEMENT nomische crisis hebben dit mede in de hand gewerkt. Door bezuinigingen is er veel gesneden in ondersteunende functies. Managers of andere medewerkers maken steeds vaker zelf afspraken, zijn superhandig met de BlackBerry, en verrichten zelf veel administratieve werkzaamheden. Hierdoor is de rol van de managementondersteuner ‘verlegd’. Zij (of hij) werkt niet meer vóór de manager maar mét de manager. Niet alleen bij grote organisaties Je zou denken dat HNW alleen bij grote organisaties goed geregeld is. Niets is minder waar. Ook al ben je de enige ondersteuner, dan nog kun je prima tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dat doet Willemieke Wolters ook. Zij werkt als office manager bij HOW TO… specialist in trainingen, advies en coaching in Leiderschap in Communicatie. Deze organisatie heeft de faciliteiten zo ingericht dat alle medewerkers thuis kunnen werken. Willemieke heeft een mobiel van de zaak en toegang tot alle documenten, e-mail en alle agenda’s. Als ze een keer niet te bereiken is of ongestoord wil werken, schakelt ze de telefoon door naar een telefoondienst. De telefoondienst stuurt alle boodschappen per e-mail naar haar door. Willemieke kan dan op een tijdstip dat het haar uitkomt de mailtjes afhandelen. Ze juicht HNW dan ook enorm toe en raadt iedere organisatie aan om HNW in te voeren, mits dit mogelijk is natuurlijk. Zij geeft je daarbij de volgende tips: • Maak een aantrekkelijk plan van aanpak waarin je beschrijft hoe jij HNW in jouw werkzaamheden ziet en welke voordelen dat oplevert; voor zowel de organisatie als voor jezelf. • Zorg dat alle randvoorwaarden goed geregeld zijn zodat HNW soepel verloopt en daadwerkelijk de voordelen oplevert die jij schetst in je plan van aanpak. HANDIGE LINKS • www.overhetnieuwewerken.nl. • Tien voordelen voor werkgevers om secretaressen flexibel te laten werken: www.boertiengroep.nl/ over-boertiengroep/nieuws/362/ het-nieuwe-werken-voor-secretaresses.html. UITDAGINGEN HNW biedt jou als managementondersteuner ook uitdagingen. Dit zijn ze: • HNW vraagt om de discipline om zelfstandig te kunnen werken en is hierdoor niet voor iedereen geschikt. Je moet jezelf goed kunnen managen, want er is immers geen manager in de buurt. Niet iedereen heeft dit talent. • Houd balans in werk en privé. Je ontvangt ook buiten werktijden mail en telefoontjes. Kader uren af waarop je thuis aan het werk bent. Deze kun je later weer compenseren. Werk en privé raken door HNW steeds meer in elkaar verweven, wat het des te belangrijker maakt om grenzen te stellen. • Laat je werkgever inzien dat HNW de toekomst is. De ‘traditionele’ manier van werken zal meer en meer naar de achtergrond verdwijnen. Onderstreep dit punt. Wil je als organisatie jonge en nieuwe medewerkers aan je binden, dan is HNW onontkoombaar. Onderstreep ook dit belang. Flexibeler, productiever en spitsvrij reizen Wat vind jij prettig aan HNW? • Je deelt je tijd flexibel in waardoor het veel efficiënter en effectiever werken is. (Werkzaamheden waarbij ik me goed moet concentreren, doe ik liever thuis.) • Door de vrijheid en het gevoel van wederzijds vertrouwen, ben ik zeer productief. (Als ik bijvoorbeeld een boodschap wil doen, is dat geen probleem, dan werk ik gewoon langer door.) • Je hoeft niet elke dag te reizen. Is dat wel het geval? Dan kun je buiten de spits reizen. Hoe maak je HNW succesvol? Voorwaarden zijn: • Een digitaal netwerk waarmee je toegang hebt tot alle documenten, je mail en de agenda’s. • Een mobiele telefoon en computer waarmee je kunt inloggen op het bedrijfsnetwerk. • Maken van heldere afspraken tussen zowel managementondersteuner en manager als de managementondersteuners onderling. • Zorgen voor vertrouwen tussen zowel de managementondersteuner en manager als de managementondersteuners onderling. Het is hierbij van groot belang dat de manager op resultaat stuurt en niet controleert. Dit betekent: loslaten, verbinden en vertrouwen. • Voorkomen van ‘social pressure’. Een opmerking als: ‘lekker tropenrooster heb MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 je’ is grappig bedoeld, maar zendt de boodschap mee ‘doe je wel wat als je thuis werkt?’ Maak dit soort opmerkingen bespreekbaar. Durf feedback te geven. • Acceptatie van de directie. • Openheid en transparantie over je werkzaamheden/activiteiten. • Zorgen voor up-to-date agenda’s. Iedereen moet toegang krijgen tot elkaars agenda. • Bereikbaar zijn als in je agenda staat dat je thuis werkt. • Contact houden met elkaar. Zorg ervoor dat je elkaar wekelijks op vaste tijden ziet en spreekt, bijvoorbeeld tijdens een werkoverleg. Dit zorgt voor verbinding. • Een werkplek thuis die voldoet aan jouw minimale eisen. Maak hier met je werkgever duidelijke afspraken over. < Emilie Broeze is trainer/adviseur in opleidingen voor secretaressen en managementsupporters bij Boertiengroep. Zij geeft trainingen op het gebied van mondelinge communicatie zoals: klantgericht en commercieel handelen, assertief optreden, timemanagement en feedback geven en ontvangen. Informatie: www.boertiengroep.nl. 35 Pagina 34

Pagina 36

Voor vakbladen, online handleidingen en gidsen zie het Online Touch content management beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een webwinkel in uw flyers.

MSM1012 Lees publicatie 23Home