VREEMDETALENTIPS Internationaal vergaderen We globaliseren, en dat heeft ook invloed op jouw werkzaamheden. Denk maar aan het regelen van internationale vergaderingen. Nu heeft vergaderen vele aspecten, en dus ook culturele. In dit artikel richt in mijn blik op Brussel, de officieuze hoofdstad van Europa is tenslotte wel wat gewend op het gebied van internationaal vergaderen. Tekst Sander Schroevers Weet je dat er in Brussel jaarlijks zo’n 20.000 internationale vergaderingen plaatsvinden? De Europese Commissie heeft dan ook onderzoek (Elucidate) laten doen naar het succes van de diverse Europese programma’s. En wat blijkt... maar liefst 40 procent daarvan mislukt grotendeels als gevolg van intercultureel onbegrip. Dat komt omdat mensen hun eigen gewoonten - zonder zich daarvan bewust te zijn - projecteren op bezoekers uit andere landen. Het punt is natuurlijk dat die meestal heel andere gebruiken kennen. Dat iemands (culturele) opvoeding daarin belangrijker is dan iemands taal, mag blijken uit de verschillen tussen Nederlanders en Vlamingen, waarvan veel professionals aangeven het soms moeilijk te vinden om met elkaar samen te werken. Grootste verschil zit hem vooral in het zich al dan niet uiten (wat Nederlanders doorgaans heel makkelijk doen). Maar het buitenland is groter dan Vlaanderen. Zo blijkt bijvoorbeeld dat Britten, Fransen en Italianen het ongepast vinden om direct de zwaardere vergaderonderwerpen aan te snijden, terwijl wij Hollanders juist geneigd zijn de ‘koe maar meteen bij de horens te vatten’. Richard Lewis heeft daar onder zakenmensen onderzoek naar gedaan. Gemiddeld hebben Duitsers, Finnen en Nederlanders maar drie minuten nodig om zich voor te stellen, een kopje koffie te drinken en daarmee plaats te nemen aan de vergadertafel. Britten nemen daar tien minuten voor en Japanners trekken er twintig minuten voor uit (onder het genot van groene thee). In de Latijnse landen zal dat minstens dertig minuten duren. Daar gaat men pas écht van start als iedereen is gearriveerd. Als jij dus een internationale vergadering organiseert, doe je er goed aan niet alleen rekening te houden met de herkomst van de deelnemers, maar ook voor passende catering te zorgen (veel Aziaten missen bijvoorbeeld rijst). Vergadergedrag Serviërs, Macedoniërs, Italianen en Portugezen schromen niet tijdens een vergadering de telefoon aan te nemen. Duitsers en Polen kunnen een beetje humor best waarderen, maar dan wél in privésituaties, met andere woorden: niet tijdens een vergadering! Inhoudelijke opmerkingen door het secretariaat of van jongere medewerkers, zijn in de Scandinavische landen of Nederland geen enkel probleem, mits de opmerking ter zake doende is. In Latijnse culturen of zelfs bij onze zuiderburen verwacht men eigenlijk niet dat zij het woord nemen. Datzelfde geldt voor formeel gedrag. Ik citeer uit een Engels managementboek: ‘Protocol is minimized in the Netherlands’. MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 In lineaire culturen als de Nederlandse werkt men graag met een vooraf verzonden agenda; in andere culturen gaat men daar flexibeler mee om. Er zijn zelfs landen waar een agenda geen enkele zin heeft. Dat komt omdat men daar vanuit de relatie overlegt en dat laat zich slecht vastleggen op papier. Hetzelfde Engelse managementboek hekelt verder het feit dat bij ons iedereen zijn zegje moet doen: ‘The pragmatic Dutch rarely make decisions without a long Dutch debate’. Zonder dat we het doorhebben projecteren we daardoor onze egalitaire waarden (gelijkheidsbeginsel) op bezoekers. Iets dat Britten schijnbaar al te lang duurt. Accommodaties Naast de inhoudelijke planning valt ook veel te bereiken met het managen van een geschikte accommodatie. Een voorbeeld: op menig Nederlandse vergadertafel staan op een bepaald moment een mand met broodjes, een mandje met fruit, wat gefrituurde snacks en een paar kannen melk of karnemelk. Mensen uit Latijnse, Arabische of Aziatische culturen hebben hier echter weinig ‘kaas’ van gegeten, zal ik maar zeggen. Ze zullen je dit natuurlijk nooit face-to-face vertellen (al was het alleen maar om gezichtsverlies te voorkomen), maar wees ervan verzekerd dat zij het thuisfront wel degelijk van onze eigenaardigheden op de hoogte stellen. In veel landen luncht men namelijk warm. Daar is de maaltijd evenzeer bedoeld om de relatie te versterken. Zodoende neemt men er graag de tijd voor. Nederlanders willen juist liever efficiënt zijn, en dat botst. Ten slotte moet aangetekend worden dat juist díe vergaderingen die een passende sfeer weten te scheppen succesvol zijn. Dat wordt mede bepaald door zaken waar jij als managementondersteuner/ regelaar grote invloed op kan uitoefenen: transport, stoelen, kamertemperatuur, catering en hotelfaciliteiten. < TAALTOPICS Taal is de sleutel tot een cultuur, en omgekeerd kan taal de deur soms ook stevig op slot zetten. Zo had ik de eerste keren de grootste moeite te snappen wat er nu met ‘AOB’ in de Engelse agenda bedoeld werd. Ook ik ging eens goed de mist in door het Duitse ‘TOP’ voor ‘Tops en Flops’ aan te zien. Om jou voor een dergelijke faux-pas te behoeden, vind je op managementsupport.nl onder bonuscode 1012.3 een tabel met dergelijke afkortingen en waar je ook kunt zien hoe je de agenda voor je buitenlandse gasten van tweetalige kopjes voorziet. 43 Pagina 42
Pagina 44Interactieve e-jaarverslag, deze clubblad of pdf is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het online bladerbaar publiceren van digitale drukwerk.
MSM1012 Lees publicatie 23Home