VERGADEREN Effectief vergaderen doe je samen Vijf misverstanden over vergaderen Na twee uur werkoverleg loopt Inge naar het koffieapparaat. Daar staan drie collega’s van haar het overleg opgewonden na te bespreken. ‘Wat een chaos was het weer zeg en dat besluit over clean-deskpolicy. Bizar gewoon’, zegt de een. ‘En die Marian, die weet ook niet wat samenvatten is. Er komt geen eind aan haar verhaal en ze drukt haar zin maar door met dat gedram’, zegt nummer twee. ‘Waarom moet dat overleg toch altijd zo lang duren? Kan nou niemand even ingrijpen? vult nummer drie aan. Tekst Els Frigge Inge hoort het gesprek verbaasd aan. Juist deze drie hebben hun mond niet opengedaan tijdens het overleg en nu blijken ze toch een mening te hebben over het overleg en wat daarin is besloten. Hoe kan dat toch? Misschien helpen de vijf misverstanden over vergaderen een antwoord te vinden op deze vraag. Misverstand 1 - Alleen de voorzitter mag ingrijpen Als een vergadering rommelig verloopt, krijgt de voorzitter meestal de schuld; slecht voorbereid, geen tijdsbewaking, onduidelijke besluitvorming, afwijken van onderwerp, niet ingrijpen als mensen lang van stof zijn, zwijVaardigheden en gedrag van een teamspeler: www.carrieretijger.nl/functioneren/samenwerken. Zelfreflectievragen: http://mens-ensamenleving.infonu.nl/diversen/7811analyseer-je-beleving-in-het-groepsproces.html. Boek: groepsprocessen: Overleggen en uitvoeren in teams | Gert Alblas, |Bohn Stafleu Van Loghum | april 1997. Video: beïnvloedingsprocessen in groepen: www.dailymotion.com/video/ xcjbmb_de-mensentuin-deel-2_school. gende deelnemers negeren. En natuurlijk kun je het treffen: een voorzitter die geen ‘orde’ kan houden. Toch is het niet helemaal terecht om één persoon verantwoordelijk te maken voor de kwaliteit van het overleg. Een voorzitter moet veel tegelijk doen en kan dus wel enige ondersteuning gebruiken. Effectief vergaderen doe je samen. Iedere deelnemer is verantwoordelijk voor haar eigen gedrag in het overleg. Enige zelfreflectie is hier dus op zijn plaats. Hoe effectief ben je zelf eigenlijk in het overleg? Ben je goed voorbereid? Lever je zélf een positieve bijdrage aan het geheel? Niet iedereen is goed in zelfreflectie en zich bewust van het effect van haar gedrag op de kwaliteit van het overleg. Als niemand dat benoemt zal dit ook een blinde vlek blijven voor die persoon en dat geldt ook voor de voorzitter. Soms is hier hulp nodig van andere deelnemers. Dat hoeft echt niet gelijk met directe feedback in de groep. Doe dat liever in een een-op-eengesprek, maar je kunt wel een positieve bijdrage leveren aan het overleg door bijvoorbeeld te vragen: Bij een lang betoog: ‘Ik ben je kwijt, kun je even samenvatten wat de kern van je betoog is?’ ‘Dus als ik het goed begrijp ben jij het hier mee eens. Klopt dat?’ 8 Bij zwijgende deelnemers: ‘Anja, ik heb jouw mening nog niet gehoord, wat vind jij hiervan?’ ‘Zullen we kort een rondje houden om te horen wat iedereen hier van vindt?’ Bij langdurige discussies: ‘Hoe gaan we een besluit nemen over dit onderwerp?’ ‘Zullen we de voors en tegens even op een rijtje zetten?’ En als je zelf voorzitter bent? Schroom dan niet om het overleg aan het eind met elkaar te evalueren. Wat ging goed en wat kan beter? Ook jij kunt dat vanuit jouw voorzittersrol aangeven. Zie dit als een leermoment waar je overleg alleen maar beter van wordt. Misverstand 2 - De notulist moet gewoon notuleren en zich verder stil houden Je kent het vast wel. Vergaderingen die jij notuleert, maar waar jij je genegeerd voelt. Stil zijn en notuleren is de opdracht. Je begrijpt misschien niet waar het over gaat of wat nu eigenlijk de eindconclusie van het agendapunt is. Toch ben je als notulist verantwoordelijk voor kwalitatief goede notulen. Dat kan alleen als je actief betrokken bent bij het overleg. Het helpt als je je goed voorbereidt op de agendapunten en afspraken maakt met de voorzitter over jullie OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 7

Pagina 9

Voor tijdschriften, online boeken en spaarprogramma zie het Online Touch content management system systeem. Met de mogelijkheid voor een webshop in uw nieuwsbrieven.

MSM1012 Lees publicatie 23Home