VERGADEREN clown, de stoorzender, de stokpaardberijder, de optimist. Hoe langer de groep samenwerkt hoe voorspelbaarder de patronen worden en hoe moeilijker het wordt deze te doorbreken. Mensen voelen zich veilig in die vertrouwde rol en blijven bij voorkeur hangen in hun comfortzone. samenwerking. Spreek bijvoorbeeld af dat de voorzitter een korte samenvatting geeft aan het eind van elk agendapunt en dat je het tijdig aangeeft als je de draad dreigt kwijt te raken. Het vraagt wel wat durf om in te breken in het overleg als je iets niet begrijpt of iemand niet goed verstaat, maar je zult merken dat dit ook heel verhelderend is voor de andere deelnemers. Want reken maar dat jij niet de enige bent die het niet helemaal begrijpt. Draaf echter niet door en ga niet meevergaderen. Het is al een hele klus om én te luisteren én te notuleren. Als je zelf mee moet vergaderen kun je beter niet notuleren, maar als dat dan toch moet, noteer dan alleen de acties en de afspraken. Dan heb je tijd genoeg om mee te praten. Misverstand 3 - Iedereen heeft alle ruimte om z’n mening te geven Theoretisch heeft iedereen inderdaad alle ruimte om z’n mening te geven, maar er speelt meer mee in een overleg. Een overleg is een groepsproces dat iedereen anders beleeft. Veel mensen vinden het lastig om in een groep te praten. Dit geldt ook voor mensen die normaal hun mondje aardig roeren. In een groep durven praten vraagt om zelfvertrouwen en veiligheid. In een groep zien we - naast de formele rollen van voorzitter, notulist en deelnemer - die informele rollen ontstaan. Dit is een gedragspatroon dat langzamerhand voorspelbaar wordt: denk aan de stille, de ongeïnteresseerde, de dominante, de bemiddelaar, het slachtoffer, de starre, de MANAGEMENT SUPPORT OKTOBER 2012 De Bono bedacht met zijn denkhoeden (www.leren.nl/cursus/management/besluiten-nemen/denkhoeden.html) een leuke manier om mensen los te maken van hun vertrouwde rol. De hoeden hebben elk een kleur en bijbehorende eigenschappen. Iemand die bij ieder idee of bij ieder voorstel leeuwen en beren ziet, geven we een gele hoed; zij mag dan alleen maar de zonnige zijde van de dingen zien. De stille geven we met de groene hoed alle ruimte om vrij te associëren. Op deze manier kunnen deelnemers oefenen met een andere rol. Daarnaast is het van belang te zorgen dat het overleg ‘veilig’ is. De voorzitter of een deelnemer moet consequent ingrijpen bij negatief gedrag zoals overrulen, agressief taalgebruik of ongeïnteresseerd gedrag. Stimuleer positief gedrag en betrek de stille mensen actief bij het overleg. Misverstand 4 - Geven van meningen is de belangrijkste vergadervaardigheid Zo lijkt het vaak wel. De meningen buitelen over elkaar heen. De een vindt dit, de ander dat en zo praten we tegen elkaar in plaats van met elkaar. Belangrijker dan je eigen mening geven is luisteren, samenvatten en doorvragen (LSD). Je mening uitstellen en eerst begrijpen wat de ander echt bedoelt levert een meer doordachte mening op. Een goede oefening hiervoor is steeds één deelnemer centraal te stellen die zijn mening mag geven. De anderen mogen alleen vragen en samenvatten. Nadat iedereen aan de beurt is geweest inventariseren we in een rondje wat iedereen heeft opgepikt van de mening van de anderen; wat sprak je aan, wat niet en waarom? Dus niet: Wilma: ‘Ik vind een clean-deskpolicy bizar!’ Marian: ‘Ik vind het juist een goed idee, dat werkt heel prettig.’ Maar: Wilma: ‘Ik vind een clean-deskpolicy bizar!’ Marian: ‘Vertel eens wat je er bizar aan vindt?’ Besef ook dat luisteren niet alleen horen is wat er gezegd wordt. Ook de intonatie en DRIE ASPECTEN VAN EEN OVERLEG 1. Inhoud • Per agendapunt doel vaststellen en toelichten • Volledige informatie bieden • Gespreksonderwerp afbakenen • Iedereen bij het onderwerp houden • Afdwalingen weer op het goede spoor brengen 2. Procedure • Ordening in informatie aanbrengen • Binnen de tijd blijven • Werkwijze afspreken • Taken verdelen • Besluitvorming afspreken • Afspraken vastleggen en nakomen 3. Interactie • Ruimte creëren voor iedereen • Overmatige sprekers afremmen • Verlegen mensen stimuleren • Zorgen dat iedereen naar elkaar luistert en ingaat op wat de ander zegt • Procesbewaking • Zorg voor een prettige sfeer waar ook gelachen mag worden • Zorg voor een open sfeer • Evalueer regelmatig 9 Pagina 8

Pagina 10

Voor catalogi, online club bladen en sportbladen zie het Online Touch beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een webshop in uw maandbladen.

MSM1012 Lees publicatie 23Home