ARCHIVEREN Archiveren: maak het leuk en efficiënt Van zoeken vinden maken Heb jij nog postbakjes op je bureau staan die doorzakken van de berg papieren, die elke dag naar je lonken en smeken om opgeruimd te worden? Die intussen bijna onleesbaar zijn geworden door een dikke, lees: ongezonde, stoflaag? En is jouw kast zo vol dat er geen enkele ordner meer bij kan? Dan werk jij net zoals ik jaren geleden... Tekst Milly van der Meulen ...totdat ik het ontdekte. Een ontdekking waarmee ik geen papierstapels meer creeerde. Ik kreeg meer tijd, vond mezelf minder stom en mijn negatieve energie werd positieve energie. Mijn ontdekking? De kunst van het beslissen. Gewoon doen. JIJ GAAT ARCHIVEREN! EEN STAPPENPLAN 1. Inventariseer hoe groot jouw archiveerachterstand is. 2. Besluit dat je er iets aan gaat doen. 3. Reserveer in je agenda archiveertijd (dagdeel of hele dag). 4. Bereid deze actie voor: wat heb je nodig aan materialen? 5. Weet wat je moet bewaren en wat je wilt bewaren. 6. Bedenk de hoofdcategorieën waar je op selecteert. 7. Maak ruimte op je bureau. 8. Ga stap voor stap planken, lades en stapels te lijf: - denk daarbij aan: ‘de kunst van het beslissen’ - maak stapels van wat je moet/wilt bewaren en label deze - een tijdelijke twijfelstapel creëren mag (met de nadruk op tijdelijk) - blijf geconcentreerd je papieren bekijken en hak knopen door - breng zaken die ergens anders horen pas weg als je klaar bent. 9. Maak eerst een grove selectie en gebruik de hoofdcategorieën. 10. Maak een actiestapel. 11. Ga daarna met elke hoofdstapel afzonderlijk aan de slag. 12. Berg de te bewaren papieren op in jouw archiefsysteem (ordners, hangmappen). 13. Geef etiketten en labels een naam die aangeeft wat de inhoud is. Een gespecificeerde inhoudsopgave stop je ín de ordner of map. 14. Reserveer wekelijks of maandelijks archiveertijd in je agenda. 15. Na deze ‘exercitie’ mag je best trots zijn op het resultaat. Geniet ervan! Digitaal archiveren De principes voor digitaal archiveren verschillen niet wezenlijk: - je wilt alles snel terug kunnen vinden - je wilt weten wie, wat, waar bewaart - je wilt een heldere functie- of afdelingsgebonden archiefstructuur - maak duidelijke afspraken over benamingen van mappen en documenten - wees consequent - verricht onderhoud en beheer Bij de ‘voordeur opruimen’. En regelmatig inplannen. Zo simpel. Zoveel resultaat. Sluitpost Je kunt toch zo goed organiseren? Je hebt toch alles onder controle? Nou ja.. behalve het archiveren dan. Dat is vaak een sluitpost; je hebt - of maakt - er geen tijd voor. Andere zaken zijn belangrijker. Of je weet niet hoe je de controle krijgt over je te archiveren stapels. Toch is het heel simpel: maak archiveren leuk. Dat doe je door niet uit te stellen, door heldere afspraken met collega’s of op de afdeling te maken, door archiveren belangrijk te maken, door de kunst van het beslissen te beheersen, door bij twijfel na te denken welk probleem ontstaat als je iets weggooit en hoe je dat probleem dan oplost. Kortom, door het gewoon te doen: nu, deze week of op een vast moment in de maand. Doel Het doel van archiveren is eenvoudig: snel iets kunnen terugvinden. Niets meer, niets minder. De clou is dat je bekend bent met wie, wat, waar, wanneer en hoe bewaart. En vooral ook: hoe lang je iets bewaart. Dat laatste wordt mede bepaald door de wettelijke bewaarplicht (volgens het Burgerlijk Wetboek en Algemene Wet Rijksbelastingen), het handhaven van de eigen rechtspositie, het ondersteunen van de bedrijfsvoering en moreel-maatschappelijke overwegingen. En zaken die van cultuur historische waarde zijn of een informatie- of bewijsfunctie hebben. Daarnaast gelden de regels van het bedrijf (als er tenminste een archiefplan bestaat). 24 NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 23

Pagina 25

Interactieve ecatalogus, deze PDF of onderwijsmagazine is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het online uitgeven van digi relatiemagazines.

MSM1112 Lees publicatie 24Home