ARCHIVEREN TIPS • Kijk met de ogen van de uitzendkracht of een opvolger naar je ordners, stapels en digitale indeling; hoe snel vindt de ander de weg in jouw ‘systeem’? • Maak van archiveren een wekelijks of maandelijks terugkerende taak. • Is de achterstand in archiveren erg groot? Doe elke week een stukje. • Project afgerond? Schoon het dossier na beëindiging meteen op. Dan staat alles nog helder op je netvlies. Archiveer alleen de belangrijkste documenten. • Gebruik een termijnboek voor documenten die op korte termijn nodig zijn. • Wees op de hoogte van bewaartermijnen. Op www.managementsupport.nl vind je achter bonuscode 1112.1 een handig overzicht. Niet doen... ... 1 of 2 x per jaar archiveertijd inplannen ... je werkarchief persoonsgebonden maken ... losse documenten in een te volle ordner ‘proppen’ Heb jij voor jouw functie en werkomgeving helder hoe te archiveren? Nee? Start daar dan mee. Analyseer, maak een archiefplan en -structuur en orden de nog te archiveren stapels papier. Reden Wat is voor jou de reden om archiveren leuk te maken en ‘in control’ te zijn? • Pure noodzaak; documenten moeten nu eenmaal bewaard worden. • Belangrijke/vertrouwelijke documenten mogen niet zoekraken of rondslingeren. • Snel terugvinden = meer tijd hebben. • Rust; er ligt geen stapel opbergwerk. • Waardering; ik kan snel iets aanleveren. • Het negatieve uitstelmonster vervangen door positieve energie. • Controle; ook archiveren onder de knie hebben. De kunst van het beslissen Het beheersen van deze kunst helpt je het archiveren makkelijker te maken. Je weet namelijk wat je met de papieren of bestanden wilt. Je krijgt overzicht. Naast een goede archiefstructuur is dit een belangrijk onderdeel van archiveren. Dus: maak je keuze: Bronnen: Kleine cursus archiveren B.A.B. Schmitz, K&E bibliotheek nr 7, 1999, ISBN 990801343-9-2 Documenten opbergen en terugvinden J. van Tiggelen. Werkwijzer Management Support, Kluwer 2001 ISBN 90-14-08718-7 Digitaal archiveren Marianne H.M. Smits, Kluwer 2011, ISBN 978-901308735-2 Stop de stapels, Annemiek Tigchelaar, 2011, ISBN 978-90-5877-802-4 Websites: www.nationaalarchief.nl www.overheid.nl < MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 1. Weggooien (niet interessant, dubbel). 2. Delegeren (hoort bij een ander). 3. Archiveren (moet bewaard worden). 4. Nog actie nodig? Inplannen op je todolijst (na afronding van de actie alsnog een maken). Archiveren leuk? Jazeker! Want het plezier dat je ondervindt wanneer je een stuk van zes maanden geleden met slechts twee armbewegingen uit je archief vist, is goud waard. ... geen titels als ‘overig’, ‘divers’ of ‘algemeen’ gebruiken ... geen titel op de mappen zetten ... rugetiketten recyclen; gebruik nieuwe ... stapels maken en het archiveren te lang uitstellen Wel doen... ... wekelijks of maandelijks archiveertijd inplannen ... je werkarchief functiegebonden maken (papier en digitaal) ... duidelijke benamingen op etiketruggen of labels noteren ... voor je digitale en papieren archief dezelfde structuur hanteren ... bij collega’s checken of zij jouw archief makkelijk toegankelijk vinden. Milly van der Meulen, business organizer: ‘Heb je ook vaak het gevoel dat je door de waan van de dag geleefd wordt? Niet toekomt aan de dingen die je wilt doen? Jou helpen slimmer te werken is mijn passie. Jou leren hoe je je kostbare tijd efficiënt gebruikt en met meer plezier lekker werkt.’ (www.simplyorganized.nl) 25 Pagina 24

Pagina 26

Voor maandbladen, online onderzoeksrapporten en studiegidsen zie het Online Touch CMS systeem. Met de mogelijkheid voor een e-commerce shop in uw brochures.

MSM1112 Lees publicatie 24Home