WERKORGANISATIE Eindejaarsschoonmaak Opgeruimd staat netjes Er bestaan allerlei ‘grappige’ uitspraken over opgeruimde werkplekken. Bijvoorbeeld dat mensen met een keurig net bureau gewoon te lui zijn om naar dingen te zoeken. Of dat een opgeruimd bureau zelfs een teken zou zijn van een gestoorde geest. Allemaal onzin, hoogstens goed voor het magneetbord in de koffiecorner… Wat is er dan wel positief aan opruimen en hoe je dat zo makkelijk? Vijf tips. Tekst Karen Visser 1. Bepaal jouw niveau van ‘netjes’ Iedereen is anders en iedereen werkt dus ook anders. Hoe netjes jij prettig vindt, is aan jou. Al heeft je organisatie misschien een cleandeskbeleid, toch kun je overdag vast zelf bepalen wat er op je werkplek ligt. (Ik ga er hierbij vanuit dat je niet veel wisselt van werkplek. In dat geval is je flexibiliteit beperkt.) Kom je daar niet uit, dan is een goede vuistregel: leg op je bureau waar je op dat moment mee bezig bent, en leg andere zaken uit het zicht. Zéker in jouw functie kom je vast veel ad-hoctaken tegen, waardoor de focus houden toch al lastiger is. 2. Voorkom de ‘GGD-fase’ De GGD komt in huizen die onleefbaar zijn geworden, niet op werkplekken… Maar je snapt de vergelijking vast wel. Net als thuis opruimen een kwestie is van bijhouden, zo is het ook met je bureau. Is het een bende? Dan ga je er één keer (in de kerstvakantie?) goed doorheen en daarna zorg je dat je dagelijks en wekelijks onderhoud pleegt. Zet dat onderhoud desnoods in je agenda; kies er een moment voor waarvan je zelf weet dat je niet zo productief bent. Bijvoorbeeld vrijdagochtend als eerste taak; ga een halfuur kritisch overal doorheen. Zo begin je op maandag met een fijner gevoel! 3. Zorg dat alles een plek heeft Kijk met afstand naar je werkproces. Wat komt er allemaal over jouw bureau gekropen? Nieuwe post die nog niet is geopend, uit te werken notulen, standaardformulieren… Zorg dat alles een eigen plek heeft. Dat betekent niet dat je los moet gaan in de kantoorartikelencatalogus en 36 bakjes moet bestellen. Wél dat je kijkt wat een plaats op je werkplek verdient en wat de handigste manier is om dat te bewaren of op te vangen. 4. Beschouw je werkplek als een cockpit Werkplekken te over waar een grote perforator pal naast de telefoon staat te verstoffen, terwijl een schrijfblok moeite moet doen om voet aan de grond te krijgen. Hoe vaker je het gebruikt, hoe dichterbij het staat en vice versa. Een piloot heeft ook geen assortiment aan grappige koffiemokken, doosjes thee, foto’s in een lijstje of grote pennenbakken die de komende drie jaar in elk geval niet leeggeschreven raken. Dat wil niet zeggen dat je bureau MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 35 kaal moet zijn, of dat je geen persoonlijke items zou mogen neerzetten - even gesteld dat dat voor je organisatie ook geen issue is. Wees wel kritisch: hoe vaak gebruik ik dit? Hoe vaak kijk ik hiernaar? Haal alles van je plek weg en richt hem dan beetje bij beetje weer in. 5. Stop met een angsthaas te zijn Statistieken genoeg die aantonen dat in organisaties veel te veel papier wordt bewaard. Papier dat allang weg kan, omdat de inhoud digitaal beschikbaar is. Of nog erger: papier waarvan de inhoud digitaal wordt bewaard, maar waarbij toch minstens vier collega’s een map hebben met alle agenda’s en notulen van een bepaald overleg. Wees niet bang om weg te gooien. Natuurlijk is het zaak om te checken of het weg mag, maar jij hoeft niet de fysieke versie van de afdelingsschijf te zijn. Collega’s die het zo fijn vinden om in jouw map te grasduinen naar de laatste notulen - hartstikke leuk, maar daar is de afdelingsschijf voor. De afspraken die je hier met je manager over maakt zijn natuurlijk iets tussen jullie samen, maar bespaar jezelf werk (en je organisatie m²!) door zoveel mogelijk papier te lozen waar dat kan. Vind je het lastig om je werkplek op te ruimen? Maak dan eens afspraken om dat samen met een collega te doen. Andermans ogen zien soms wat jij niet (meer) ziet. Succes! < Pagina 34
Pagina 36Scoor meer met een e-commerce shop in uw gidsen. Velen gingen u voor en publiceerden maandbladen online.
MSM1212 Lees publicatie 1Home