EVENEMENTEN EN ZAKENREIZEN Social media Voor, tijdens en na je evenement ‘Hé, interessant!’ Dacht ik toen ik onlangs een tweet las van een vriendin over een congres dat zij zal bijwonen. Ik heb het bericht geretweet (doorgestuurd naar mijn volgers op Twitter) en denk erover om me binnenkort ook aan te melden. Kijk, dat is nu precies hoe social media zoals Twitter, Facebook en LinkedIn kunnen werken voor jouw evenement. En niet alleen voorafgaand aan je evenement, maar ook tijdens en erna. Tekst Ellen Kleinlangevelsloo - Bindacademie Organiseer jij een evenement en wil je mensen er via Twitter enthousiast over maken? Dan doe je er verstandig aan om al in een vroeg stadium een zogenaamde hashtag te gebruiken in je tweets. Grote kans dat andere mensen - sprekers, belangstellenden - de hashtag snel overnemen. Ga je sprekers bekendmaken, mensen informeren over de locatie, verwijzen naar nieuws op de website? Vermeld altijd even de hashtag. Noem deze ook in andere communicatie-uitingen rondom het evenement: de uitnodiging, de website, nieuwsbrieven. Zo stimuleer je mensen om de hashtag te gebruiken en voorkom je dat er meerdere in omloop komen. Een unieke hashtag In principe kun je elk woord of elke code gebruiken voor een hashtag voor je evenement. Maar kies er een die niet te lang is, zodat er voldoende tekens overblijven voor de inhoud van je tweet. Zorg er ook voor dat je een unieke hashtag kiest. Het is jammer als de link naar alle tweets met de door jou gekozen hashtag wordt ‘vervuild’ door berichten over een compleet ander onderwerp. Zoek daarom altijd even op Twitter of je hashtag nog niet in gebruik is voor een ander onderwerp. Een handige tool hierbij is tagdef.com. Discussiëren via LinkedIn Niet alleen Twitter helpt je bij de communicatie rondom je evenement. Op LinkedIn kun je je evenement aanmelden. Door het vervolgens actief te delen, breng je het onder de aandacht van potentieel geïnteresseerden. Als zij zich aanmelden voor het evenement, kunnen ze ook op LinkedIn aangeven dat ze erbij zijn. WAT IS EEN HASHTAG? Hashtag is het Engelse woord voor hekje. Zodra je een # voor een woord of afkorting zet - of een hele zin, mits je deze aan elkaar schrijft - wordt dat woord een link. Wanneer iemand op deze link klikt, verschijnen alle tweets waarin dezelfde hashtag is gebruikt. Ideaal dus om alle berichten rondom dat onderwerp te bundelen. Twitteraars op Lowlands vinden elkaar bijvoorbeeld met #LL12. Like mijn event Ook op Facebook kun je je evenement (event) aanmelden. Deel daarbij alle relevante informatie, zoals tijden, locatie en bijzonderheden. Vervolgens kun je gericht mensen uit jouw lijst met Facebookvrienden uitnodigen, of je voert e-mailadressen in. Mensen die (misschien) bij het evenement zijn, laten dit weten. Dit verschijnt op hun prikbord en zo worden hun vrienden weer ingelicht en begint het balletje te rollen. En dan is het zover… de dag van het evenement is aangebroken en alle bezoekers komen binnen. Dan is het leuk als ze hun eigen tweets op een groot scherm zien. Daar zijn diverse fraaie, gratis tools voor, zoals Twitterfountain.com en visibletweets.com. Twitterfountain, een Nederlands initiatief, is de meest bekende en tegelijk de meest uitgebreide. Op de website geef je je hashtag in en bepaal je het uiterlijk van het scherm. Op de achtergrond kun je bijvoorbeeld foto’s uit Flickr, Picasa of Twitpic rondom een bepaald zoekwoord tonen, terwijl de tweets voorbijkomen. Trending topic! De aanwezige Twitteraars laten met gebruik van de hashtag zien dat ze bij het evenement aanwezig zijn. En zelfs thuisblijvers die het evenement via Twitter volgen, twitteren mee. En zo kan het gebeuren dat jouw evenement trending topic wordt… Dat gebeurde ook tijdens het Management Support Event 2011 met de hashtag msevent11. De status van trending topic bereik je als een nieuw onderwerp in korte tijd heel erg populair is bij veel twitteraars. Wil je weten of jouw hashtag trending topic is? Je leest het op www.twirus.nl. Voor in de archieven Ook na het evenement kunnen sociale media een rol blijven spelen bij je evenement. Zo kun je foto’s, video’s en presentaties delen via de diverse socialmediakanalen. Vraag deelnemers hoe ze het evenement hebben ervaren en reageer alert op mensen die tips of kritiek geven. En organiseer je volgend jaar het evenement opnieuw, dan is het handig een overzicht te hebben van alle tweets die jouw hashtag bevatten. De website tweetdoc.org is daarvoor een aanrader. Op die site vul je je hashtag in en geef je aan in welke periode deze zoekterm actief was. Het resultaat is een overzichtelijk document met alle tweets over jouw evenement. Handig om te zien wie aanwezig waren en wat de reacties waren. Succes met de organisatie van je evenement! < 24 APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 23

Pagina 25

Heeft u een verenigingsblad, digitaal bladeren of web kranten? Gebruik Online Touch: reclamefolder van papier naar online converteren.

MSM0412 Lees publicatie 16Home