PROJECTMANAGEMENT Projectmatig werken Spannend en afwisselend Het werken in projecten is niet meer weg te denken uit organisaties. Dit komt vooral door de snelle wereld waarin we leven. In projecten zijn mensen flexibel inzetbaar en werken ze in een eigen, lossere, structuur. Voor ieder project formeren we een nieuw team of halen er iemand bij, afhankelijk van de deskundigheid en kwaliteiten die op dat moment nodig zijn. Zo werk je efficiënt naar het gewenste resultaat. Tekst Els Frigge Secretaressen en managementassistenten zijn vaak betrokken bij één of meer projecten in de rol van projectassistent. Om dit goed te doen zorg je dat je kennis hebt van de begrippen van projectmatig werken en dat je in een zo’n vroeg mogelijk stadium betrokken bent bij het project. Van een projectassistent wordt veel flexibiliteit en assertiviteit gevraagd. Projectmanagers maken er nogal eens een gewoonte van om de taken van een projectassistent te onderschatten in hun planning. Zo kan het gebeuren dat al het PR-materiaal voor een evenement op vrijdag bij jou aangeleverd wordt en op maandag bij de drukker moet liggen. Iedereen gaat blij het weekend in omdat de deadline gehaald is… behalve jij. Het drukklaar maken kost je immers nog heel veel tijd. Dit soort fouten in de planning kun je voorkomen door in een zo vroeg mogelijk stadium van het project invloed uit te oefenen op de planning. Een vroegtijdige betrokkenheid verhoogt ook je werkplezier én de kwaliteit van je werk. Hoe meer je inhoudelijk weet van het project hoe leuker het wordt en des te beter je signaleert wanneer iets niet goed gaat; je bent de ogen en oren van de projectmanager. Het hoe en waarom van projecten Projectmatig werken is zinvol voor unieke opdrachten met een helder begin en eind. Uniek wil zeggen: we hebben het nog nooit Het idee Projectopdracht We willen groeien. Door een evenement te organiseren kunnen we onze klantenkring uitbreiden. gedaan. We weten dus vooraf niet hoe de weg naar het resultaat eruit zal zien. Die moeten we volledig zelf ontwerpen. Om te zorgen dat we toch op tijd het resultaat leveren en voorkomen dat we verdwalen in de onbekende projectweg, zijn hulpmiddelen bedacht om de projectweg beheersbaar te houden: het faseren van de projectweg en per fase de volgende factoren beschrijven (TGOIK): • Tijd • Geld • Organisatie • Informatie • Kwaliteit Deze factoren noemen we de beheers as pecten. Ook plannen we na iedere fase een beslismoment in. Dat zijn belangrijke go/no go-besluiten die door de opdrachtgever genomen worden. In dit artikel licht ik de projectfasering toe aan de hand van een praktijkcasus: het organiseren van een evenement. 1. Initiatieffase De start van een project begint bij een idee of een geconstateerd probleem. Iemand heeft bedacht dat er een evenement moet komen en het management heeft een van hun leden benoemd als opdrachtgever. Deze schrijft een projectopdracht en benoemt een proVoorbeelden van te stellen vragen Zijn er voorbeelden van andere bedrijven dat dit werkte of juist niet werkte? Waarom juist gekozen voor een evenement? Hoeveel budget (tijd en geld) heeft de opdrachtgever voor dit project over? Hoeveel klanten denkt de opdrachtgever hiermee te winnen/behouden? Waar is dit op gebaseerd? Wie is de doelgroep? Over hoeveel klanten gaat het? Het probleem Onze klanten lonken naar de concurrent. Door een evenement te organiseren binden we ze weer aan ons. 34 APRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 33
Pagina 35Scoor meer met een online winkel in uw club bladen. Velen gingen u voor en publiceerden uitgaven online.
MSM0412 Lees publicatie 16Home