PROJECTMANAGEMENT TEST: ❒ GESCHIKT ❒ ONGESCHIKT ❒ Houd je van plannen, organiseren, communiceren, samenwerken, problemen oplossen, afwisseling én een kwalitatief goed resultaat? En ben je ook nog flexibel, assertief, energiek en creatief? Dan ben jij heel geschikt om in projecten te werken! ❒ Houd je van structuur, zekerheid, routinewerk en regelmaat? En ben je ook nog een solist, een stresskip, een 9-tot-5-type en een conflictvermijder? Maak je dan snel uit de voeten als je het woord ‘project’ hoort; daar word jij niet gelukkig van. jectmanager. De projectmanager vormt een projectteam en vergeet hierbij de projectassistent niet! Het projectteam komt bij elkaar en bespreekt de projectopdracht. Vaak zijn hier nog veel vragen over te stellen aan de opdrachtgever en is nog onderzoek nodig om het idee of het probleem helder te krijgen. Hieronder voorbeelden van projectopdrachten en vragen die ze oproepen. Deze eerste fase is heel belangrijk. Maken we hier een foute analyse, dan kan het hele project floppen omdat we al starten met verkeerde aannames of irreële verwachtingen van het resultaat. De projectassistent kan met name in het onderzoeken van feiten en aannames in deze fase een grote rol spelen als Google-specialist. Aan het eind van deze fase formuleert het projectteam opnieuw de projectopdracht op basis van onderzochte gegevens. 2. Definitiefase In deze fase formuleert het projectteam, in nauw overleg met de opdrachtgever, concreet wat het resultaat van dit project moet zijn. Voorbeelden hiervan zijn: • Het evenement zorgt ervoor dat 50 procent van onze klanten op de hoogte is van onze nieuwste producten (of levert 100 nieuwe klanten op). • Het evenement zorgt voor gratis PR in de landelijke dagbladen. • Het programma van het evenement is afwisselend en vernieuwend: ontspannende en inspannende activiteiten. • Deelnemers scoren minimaal een 8 bij de evaluatie. Deze resultaten zijn de kwaliteitseisen van het project. Gedurende het hele project toetsen we alles wat we doen aan deze kwaliteitseisen. 3. Ontwerpfase Dit is de meest creatieve fase van het project. Hier brainstormt het projectteam over de diverse mogelijkheden om het resultaat te behalen. Gaan we voor het organiseren van een beurs of een conferentie? Of kiezen we voor een bijzonder uitje? Mogelijkheden genoeg. Uiteindelijk kiest het projectteam voor een vorm en programma waarvan de leden denken dat die het meest garant staan voor het behalen van de resultaten. In deze fase maakt het projectteam ook de projectplanning waarin staat wat er allemaal gedaan moet worden om het evenement te realiseren, wie wat gaat doen, hoeveel tijd elke actie kost, wanneer het klaar moet zijn en kosten per actie. Hier moet je als project assistent zéker bij zijn om te zorgen dat jouw taken ook opgenomen worden in de planning. 4. Voorbereidingsfase In deze fase gaat het projectteam aan de slag met de voorbereidingen van het evenement: locatie zoeken, offertes aanvragen, spreMANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 kers uitnodigen, workshops regelen, PR-materiaal maken, mensen uitnodigen, draaiboek maken en ga zo maar door. De projectassistent bewaakt de tijdsplanning, zorgt voor een actueel projectarchief en de informatiestromen en werkt hard mee aan de voorbereidende activiteiten. 5. Uitvoeringsfase De spannende dag van het evenement is aangebroken. Reken erop dat er altijd iets gebeurt wat niet gepland was. Dat geeft niets als je goed tegen stress kan en kunt improviseren: een deelnemer wordt onwel, een spreker zit vast in de file, deelnemers klagen over de temperatuur in de ruimte of over het eten etc. Vergeet vooral niet te genieten van het resultaat van al jullie inspanningen en let ook op reacties van de deelnemers die je ziet en hoort. Die zijn belangrijk voor de evaluatie. 6. Nazorgfase Deze fase wordt onterecht nogal eens vergeten. Het evenement is toch klaar? Jazeker, maar het project nog niet. In deze fase evalueren we het hele project. • Wat ging goed en wat niet? • Wat leren we daarvan? • Is het resultaat bereikt? • Klopte de projectplanning en hebben we ons daaraan gehouden? • Hoe heeft het projectteam samengewerkt? • Wat zouden we de volgende keer anders doen? • Zijn we binnen het budget gebleven? • Zijn er nog losse eindjes? Je sluit het project af met een volledig projectarchief. Het is handig om op basis van de evaluatie een ideaal draaiboek te maken van de gehele voorbereiding voor een volgende keer. Trek deze taak gerust naar je toe als je dit leuk vindt. Je leert er zelf veel van en het maakt je tot een gewaardeerde ervaringsdeskundige! Aanraders Leren: training Projectmanagement voor secretaressen en projectassistenten: opleidingen.managementsupport.nl. Lezen: Werken in projecten - Secretaresse Assistent Wijzer > Organiseren Auteur: Alice Kuipers-Bos Uitgever: Kluwer. Zie voor bestellen: www.managementsupport.nl/shop. Links: Draaiboeken en evenement organisatie: www.draaiboek.net. Voorbeeld projectplan: www.tuxx.nl/projectplan/voorbeeld. < 35 Pagina 34
Pagina 36Scoor meer met een e-commerce shop in uw publicaties. Velen gingen u voor en publiceerden handleidingen online.
MSM0412 Lees publicatie 16Home