INFORMATIEMANAGEMENT E-mail is er niet voor de lol Het nut van een e-mailprotocol Chipfabrikant Intel becijferde vorig jaar dat de gemiddelde werknemer wekelijks 350 mailtjes ontvangt. Aan het lezen van en het reageren op elke mail wordt 210 seconden besteed. De 100.000 werknemers van Intel waren zodoende 20 uur per week zoet met email. Als het nuttige en arbeidsrelevante mail betreft is er niet zo veel aan de hand. 30 procent van de berichten bleek echter inhoudsloos te zijn. Het betreft berichten in de trant van ‘doen we’ en ‘bedankt voor je bericht’. Tekst Marianne Smits Dit stond te lezen in Carp van 19-2-08. En de e-mailstromen lijken nog lang niet op te drogen, sterker nog: ze nemen alleen maar toe. E-mail beïnvloedt de productiviteit, dat ervaar je zelf iedere dag. Snelheid, laagdrempeligheid en neutraliteit van e-mail heeft echter ook minder positieve kanten. Er wordt onmiddellijk reactie verwacht Bij het versturen en ontvangen van e-mailberichten hoeven de betrokken personen niet tegelijkertijd online te zijn. Dit is een voordeel boven bijvoorbeeld het gebruik van de telefoon. In de praktijk echter blijkt dit anders te werken. Veel e-mailgebruikers verwachten onmiddellijk een reactie op hun verzonden bericht. Komt dit niet, dan pakken ze soms zelfs de telefoon. Mail is laagdrempelig Beschikbaar: telefonisch ‘in gesprek zijn’, een deur met daarop een briefje ‘even niet storen’, of een bezoek naar een externe relatie zorgde er vroeger voor dat je even niet bereikbaar was. Maar je e-mailbox ontvangt berichten 24/7. Dus ook als je niet aan het werk bent. Je beschikbaarheid bepaalt dus niet langer de werkstroom. CC: het omgaan met CC’s verdient een aparte vermelding. E-mail heeft ertoe bijgedragen dat we zonder extra moeite (alleen het e-mailadres in de CC vermelden is voldoende) eenzelfde bericht ter kennisgeving kunnen versturen. Dit tot grote ergernis van het management dat vaak ‘stapels’ van dit soort e-mails ontvangt. 36 Rechten & verplichtingen: een opdracht, verstrekt via e-mail, wordt net zo behandeld als een opdracht die per brief aan een organisatie is verzonden. Dit betekent dat uit dergelijke mails rechten en verplichtingen voortvloeien voor betrokken organisaties. Ontstaat er een conflict en wordt dit een rechtszaak, dan bepaalt de rechter of het geprinte e-mailbericht wettig en overtuigend bewijsmateriaal is. Geen non-verbale feedback Ontbreken van directe weerstand: wanneer je naar een collega toeloopt met de intentie een klus te delegeren, besef je nadrukkelijk dat je tijd van een ander in beslag neemt. Een taak toewijzen per e-mail of een e-mail vullen met meerdere verzoeken tegelijk, is echter zó eenvoudig dat de schroom een ander te belasten, daarmee kan verdwijnen. Je wordt immers niet met directe weerstand geconfronteerd. Irritatie oproepen: het (onbedoeld) verkeerd gebruik van kleuren, hoofdletters en formulering in e-mailberichten heeft invloed op de communicatie met collega’s en relaties. Als duidelijk is wat er van de gebruikers van e-mail wordt verwacht, is het helder wat gewenst en ongewenst gebruikersgedrag is. Bovendien draagt het hebben van vuistregels of een protocol bij aan het voorkomen van de hiervoor genoemde onduidelijkheden. En ook niet onbelangrijk: met regels over het slimme gebruik van e-mail kan productiviteitsverhoging worden bereikt. Vuistregels voor een protocol Het College Bescherming Persoonsgegevens heeft vuistregels opgesteld aan de hand waarvan een organisatie haar eigen beleid omAPRIL 2012 MANAGEMENT SUPPORT Digitaal kwetsbaar: e-mail versturen is eenvoudig en snel. Soms verstuur je een bericht in een opwelling. Dit kan vervelende gevolgen hebben. Immers, wat de een doet glimlachen kan bij de ander in het verkeerde keelgat schieten. Soms zelfs kan dit leiden tot ontslag. Screening door de werkgever, bijvoorbeeld van berichten op ongewenste inhoud, of het eindeloos chatten en urenlang e-mailen naar privérelaties, is geen uitzondering meer. Pagina 35

Pagina 37

Heeft u een vakblad, modern media of digitale magazines? Gebruik Online Touch: weekblad digitaal bladerbaar publiceren.

MSM0412 Lees publicatie 16Home