INFORMATIEMANAGEMENT VOORKOMEN IS BETER: VUISTREGELS In Nieuw-Zeeland is een vrouw ontslagen omdat haar e-mail te ‘schreeuwerig’ was door gebruik van hoofdletters, in kleur gemarkeerde teksten en het gebruik van vette letters. (Bron: Elsevier.nl) In de rechtszaak die de vrouw aanspande om haar ontslag aan te vechten, oordeelde de rechter dat het bedrijf haar niet had mogen ontslaan. Dit omdat de onderneming geen stijlboek hanteert waarin het schrijven in kapitalen verboden wordt. trent controle op e-mail en internetgebruik kan toetsen. Dit is vastgelegd in het rapport Goed Werken in Netwerken. (www.cbpweb.nl/downloads_av/av21.pdf.) Algemene vuistregels 1. Behandel zaken online op dezelfde manier als offline. 2. Stel heldere regels op met de instemming van de ondernemingsraad. 3. Publiceer de regels op een voor de werknemer toegankelijk wijze. 4. Stel vast in hoeverre privégebruik van de faciliteiten is toegestaan. 5. Maak verboden gebruik zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk. 6. Anonimiseer rapportages en gebruiksstatistieken. 7. Houd rekening met de back-ups van het systeem. 8. Garandeer de integriteit van de systeembeheerder. 9. Bespreek geconstateerd gedrag zo spoedig mogelijk met betrokkene. 10. Bied inzage in de gegevens. 11. Evalueer de regels periodiek. Vuistregels voor e-mail en internet 1. Probeer zakelijke mail en privémail te scheiden en ontzie privémail zoveel mogelijk. 2. Beperk de controle tot het geformuleerde doel. Gebruik de juiste controlemechanismen. 3. Voer de controles op naleving zo beperkt mogelijk uit (maatwerk). 4. Beperk de logging tot de verkeersgegevens. Bewaar de logging gegevens niet langer dan noodzakelijk is. 5. Ontzie geprivilegieerde informatie van ondernemingsraadleden en bedrijfsartsen in elektronische berichten. Zie voor de raamregeling voor het gebruik van e-mail en internet: www.cbpweb.nl/downloads_av_sv/av21_raamregeling.pdf. Gebruiksgedrag Het effectieve (productiviteitsverhogende) gebruik van e-mail wordt in deze raamregeling echter niet expliciet behandeld. Protocol gebruik social media De studenten die de komende periode de arbeidsmarkt gaan betreden, ook wel de generatie Y genoemd, zijn 24 uur per dag online. Dit is voor hen een vanzelfsprekendheid. Daarbij maken zij niet alleen gebruik van e-mail maar van alle sociale media die via internet voorhanden is. MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2012 BONUS: De afspraken over het gebruiksgedrag vind je op www.managementsupport.nl onder bonuscode 0412.4. Denk aan LinkedIn, Twitter, Hyves, Facebook, Youtu be, Foursquare. En ze pingen, sms’en en What’sApp’en erop los! Niet alleen voor de nieuwe generatie werknemers, maar ook voor jou als secretaresse biedt het gebruik van sociale media belangrijke voordelen: • Externe vraagbaak: als je collega’s geen antwoord weten op jouw vraag, raadpleeg je je socialemedianetwerk door je vraag te stellen bij de groepen van LinkedIn of een tweet te verzenden. Indien je de juiste organisaties en personen volgt of de vraag bij de relevante groepen stelt, ontvang je binnen enkele minuten antwoord! • Actueel geïnformeerd zijn: wil je meer weten over een actueel onderwerp gebruik dan op Twitter de hashtag (#) en het onderwerp en je vindt alle recente berichten over je onderwerp. Handig als je bijvoorbeeld een congres niet kunt bijwonen, maar toch wilt weten wat de topics zijn. • Relatiebeheer in optima forma: je volgt op Twitter de zakelijke relaties van je organisatie of je raadpleegt hun profiel op LinkedIn. Zo ben je actueel geïnformeerd over hun interesses en kun je direct reageren bij vragen. Dit versterkt de band en vergroot je dienstverlening. Alleen deze voorbeelden al illustreren waarom het verbieden van het gebruik van sociale media geen optie is. Net als bij e-mail is het echter verstandig je collega’s te attenderen op het zorgvuldig gebruik ervan. Een heel kort socialmediaprotocol ziet er als volgt uit: Vertrouwen schenken is zorgvuldigheid tanken Bedenk echter dat het vrijwel onmogelijk is om alles wat maar mis kan gaan te voorkomen door het opstellen van protocollen en richtlijnen of vuistregels. Bovendien staat het gebruik van sociale media voor vrijheid en transparantie. En daar horen geen regels bij. Uitgangspunt is dat je de reputatie van de organisatie waarvoor je werkt niet te grabbel gooit. Werkgevers die hun vertrouwen uitspreken in hun werknemers en hen voor ‘vol’ aanzien oogsten om die reden vaak zorgvuldigheid. Trek de parallel maar eens naar organisaties die Het Nieuwe Werken toepassen. Het Nieuwe Werken vraagt immers ook om zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid. Om die reden zijn wellicht de beste én kortste protocollen, zoals Coca Cola en Google ze hanteren, nog het beste: Have fun, be smart! en Don’t be stupid! Handige inspiratiebronnen Social media en uw privacy: www.trosradar.nl/artikel_detail/bericht/ uitgebreide-resultaten-enquete. Een social media protocol in stripboekvorm: http://smg.adidasgroup.com/index.php. www.carrieretijger.nl/functioneren/communiceren/schriftelijk/ modellen/e-mail. www.cbpweb.nl/Pages/av_21_Goed_werken_in_netwerken.aspx. < 37 Pagina 36
Pagina 38Scoor meer met een online winkel in uw nieuwsbrieven. Velen gingen u voor en publiceerden mailings online.
MSM0412 Lees publicatie 16Home