PERSOONLIJKE ONTWIKKELING TIP voor leidinggevenden Een manager wil de dingen goed doen, een leider wil de juiste dingen doen. Leidinggeven is ook wezenlijk contact hebben met anderen. Voer eens een goed gesprek met je medewerkers over waarden als integriteit of respect. Dit relativeert de werkdruk. 3. Stel prioriteiten Effectieve mensen laten zich niet leiden door de waan van de dag. Zij weten wat belangrijk voor hen is en stellen zichzelf doelen die in lijn liggen met hun prioriteiten. ‘Wat er het minst toe doet, mag nooit ten koste gaan van wat er het meest toe doet’ sprak schrijver Goethe eens. TIP om prioriteiten te stellen Stop en sta stil. Bekijk welke taken echt belangrijk zijn en welke je kunt en wilt loslaten. TIP voor leidinggevenden Wees duidelijk over je prioriteiten op het werk. Wat wil je aan het eind van dit kwartaal sowieso hebben gerealiseerd? Het is een valkuil om te doen alsof alles belangrijk is. Voor medewerkers is het prettig te weten wat jouw prioriteiten zijn. Als leidinggevende kun je hen helpen hun eigen (werk)prioriteiten helder te verwoorden. De volgende drie eigenschappen zijn belangrijk voor het daadwerkelijk samenwerken met je collega’s. 4. Denk in termen van win/win De primaire neiging van ons mensen is om op het mooiste plaatsje in de bus te willen zitten. Dus staan we bij de ingang te dringen om als eerste de bus in te stappen. Als je je wat relaxter Renee Visser-Bonefaas, coördinator secretariaat (Shared Service Center) op de Erasmus Universiteit Rotterdam. Heeft twaalf jaar leidinggevende ervaring, geeft nu leiding aan een secretariaat van zes medewerkers. 1. Wees proactief. Hoe laat jij je medewerkers proactief zijn? ‘Ik stimuleer altijd dat mijn medewerkers weten waarom ze iets doen én dat zij het aangeven als zij denken dat het anders kan. Ga niet klakkeloos maar taken doen. Voorbeeld: de registratie van de facturen liep niet goed. Daarover werd aan alle kanten geklaagd. Zij bedachten toen hoe het anders kon en dat bespraken we met elkaar. Nu hebben we een beter systeem dat de facturatie veel beter afhandelt.’ 2. Begin met het einde voor ogen. Hoe zorg jij dat je medewerkers af en toe hun werk kunnen relativeren? ‘Door regelmatig met elkaar te overleggen. Wat speelt er, waar ben je mee bezig, waar kunnen we elkaar mee helpen? Communicatie is heel belangrijk. Zit je een keer niet lekker in je vel, geef dat aan. Hierdoor voorkom je dat er irritaties ontstaan. Ik heb nu aan het begin van de week een koffiekwartiertje ingesteld om even met elkaar te babbelen en de komende week door te nemen.’ 3. Stel prioriteiten. Hoe stuur jij op heldere prioriteiten op het werk? ‘In principe stellen de medewerkers zelf hun prioriteiten, maar soms, als er deadlines door elkaar dreigen te lopen, komen ze bij mij. Dan kijken we hoe we dat aan kunnen pakken en of er een collega kan helpen. Vaak zijn het zaken die we met elkaar oppakken, bulkwerk als een mailing, verzendingen en dergelijke.’ 4. Zoek win-win situaties. Hoe zorg jij dat het win-win wordt in plaats van strijd? ‘Als coördinator zorg ik ervoor dat we bij een nieuw verzoek aan ons secretariaat niet direct gaan kijken wie dit gaat doen, maar of en hoe we het gaan doen. We hebben een gemeenschappelijk belang. We staan voor dezelfde taak: zo goed mogelijk ondersteunen van de medewerkers van het SSC OO&S. Ik probeer ook duidelijk te maken dat men mét elkaar werkt en niet vóór elkaar.’ 5. Eerst begrijpen, om begrepen te worden. ‘Ik wil eerst de reacties, ideeën en angsten van mijn team begrijpen, voordat ik toezeggingen doe aan anderen. Ik heb zelf ook op het secretariaat gewerkt, dus ik weet hoe het werkt. Voor nieuwe dingen probeer ik zoveel mogelijk draagvlak te creëren. Wel heb ik door schade en schande geleerd dat ik duidelijk moet zijn: als we eenmaal besloten hebben, formuleer ik heel duidelijk wat en wanneer het moet gebeuren.’ 6. Werk vanuit synergie. Hoe zorg jij dat er een nog betere oplossing komt dan win-win? ‘Ik heb laatst besloten een vacature van 0,6 fte niet op te vullen. Ik heb het opgevangen door het werk te verdelen over twee van mijn dames: door de één tijdelijk uitbreiding van haar aanstelling te geven en het takenpakket van de andere collega aan te passen. Er blijkt winst op twee vlakken: ik houd budget over voor het inhuren van een uitzendkracht als dat echt nodig is, en ik zie dat één van de dames zich nog allrounder kan ontwikkelen en daardoor in aanmerking kan komen voor een hogere salarisschaal.’ 7. Houd de zaak scherp. Hoe zorg jij in je team voor de nodige vitaliteit? ‘In principe heb ik een soepele opstelling als het gaat om de werktijden. Het kan voorkomen dat ze door omstandigheden iets later komen of iets eerder weggaan. Als dit in alle redelijkheid gebeurt, hoor je mij er niet over. Ik zie dat het rust geeft en dat ze dit waarderen. Als ik dan een keertje iets extra’s vraag, is het nooit een probleem. Ik probeer er ook voor te zorgen dat ze hun lunchpauze niet op de kamer doorbrengen, maar even naar buiten gaan of aan de gemeenschappelijke tafel lunchen. Dit wordt over het algemeen goed nageleefd. We organiseren af en toe een uitje, een secretaresselunch en er wordt door een aantal dames met collega’s gebowld. Het koffiekwartiertje moet ook ontspannend werken!’ MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 15 Pagina 14

Pagina 16

Voor clubmagazines, online presentaties en edities zie het Online Touch CMS systeem. Met de mogelijkheid voor een online shop in uw catalogussen.

MSM0612 Lees publicatie 19Home