PERSOONLIJKE ONTWIKKELING Kantoorsecretaresse uitstervend ras? De opkomst van de VA Gasten ontvangen, bijeenkomsten organiseren, mail verwerken, telefoon opnemen, correspondentie voeren, agenda beheren: het is zomaar een greep uit de dagelijkse werkzaamheden van een gemiddelde secretaresse. Meestal begint ze ’s morgens om negen uur op kantoor en keert rond de klok van vijven weer huiswaarts. Het klinkt eigenlijk heel normaal. Maar hoe efficiënt is haar manier van werken eigenlijk vandaag de dag, met alle virtuele mogelijkheden? Tekst Marjo van Lijssel Wie even zoekt op internet komt al snel tot de conclusie dat het aantal VA’s in ons land als paddenstoelen uit de grond schieten. Marianne Sturman, eigenaar van Moneypenny - een uitzendbureau voor Virtual Assistants - kijkt daar niet van op. ‘Veel secretaressen zijn toe aan een manier van werken die onafhankelijk is van tijd en plaats.’ Thuiswerkende secretaresse ‘Een Virtual Assistent is iemand die zijn of haar taken in principe op afstand verricht voor een opdrachtgever’, legt Marianne Sturman uit. ‘Dat kan variëren van een volwaardige secretaressefunctie tot taakgerichte opdrachten zoals het beantwoorden van e-mail, agendabeheer, organiseren van vergaderingen, uittypen van geluidsbestanden of het onderhouden van socialmediakanalen.’ In Amerika bestaat het fenomeen Virtual Assistant nu ongeveer twintig jaar. Sturman had het eerste uitzendbureau voor VA’s in ons land toen ze twaalf jaar geleden met Moneypenny startte. ‘Ik bedacht het vanuit een persoonlijke behoefte’, vertelt ze. ‘Ik was net moeder en het ‘van-negen-tot-vijfkader’ was te beperkend voor mijn mogelijkheden om te werken. Om me heen zag ik veel jonge moeders deeltijder worden of zelfs helemaal stoppen met hun job. Dat vond ik zo’n onzin. Door mijn eerdere werkervaring in de ICT-branche wist ik dat werken door de komst van internet juist onafhankelijk was geworden van tijd en plaats.’ De term Virtual Assistant viel in eerste instantie helemaal niet in goede aarde. MANAGEMENT SUPPORT JUNI 2012 ‘Klanten begrepen het gewoonweg niet. Ze dachten dat het ging om een computerprogramma in plaats van een mens van vlees en bloed. Bovendien vonden ze een thuiswerkende secretaresse ondenkbaar. Nu is de acceptatiegraad van een Virtual Assistant aan het toenemen merk ik. Door alle ontwikkelingen op het gebied van ICT snappen klanten het beter. Het lijkt zelfs een modetrend te worden! Ik vind het een fantastische ontwikkeling. Bijna iedereen zal daardoor kunnen deelnemen aan het arbeidsproces. Het vergroot de arbeidsparticipatie enorm. Ik wil mensen emanciperen om te werken, waar en wanneer hen dat uitkomt. Tot op de dag van vandaag is dat mijn inspiratie.’ Kleine banen De samenwerking tussen opdrachtgever en Virtual Assistant verloopt vooral op afstand, maar het is niet zo dat ze elkaar nooit zien. ‘Wanneer nodig zijn VA’s ook op locatie beschikbaar, vertelt Marianne Sturman. ‘Bijvoorbeeld om afspraken te maken over de voortgang van hun werk of om bepaalde kantoorgebonden taken uit te voeren zoals het notuleren van vergaderingen. Het inzetten van een VA is in veel gevallen efficiënter en goedkoper dan een secretaresse die alleen op kantoor beschikbaar is. Managers kunnen beter de benodigde capaciteit afstemmen op de werklast. Het aantal uren per week is flexibel en er wordt alleen een beroep gedaan op de Virtual Assistant als het werk er daadwerkelijk is. Ook het delegeren van losse taken is mogelijk. Zo kun je iemand zelfs een halfuur tot een uur per dag voor je laten werken. Dat is ondenkbaar als je naar een kantoor moet komen. Je kunt dus heel kleine banen creëren, wat weer erg interessant is voor stichtingen en MKB’ers. Een VA werkt bovendien efficiënt. Er is geen tijd of gelegenheid om te kletsen met collega’s of weg te dromen achter je bureau. Vaak blijkt ook dat de feitelijke productieve uren van kantoormedewerkers veel lager zijn dan de uren waarvoor ze worden aangenomen.’ Werken als het nodig is Stichting Kanker in Beeld, een organisatie die landelijk creatieve en beeldende expressie stimuleert voor (ex)-kankerpatiënten, GOUDEN TIPS VOOR EEN VIRTUAL ASSISTANT • Zorg voor een fatsoenlijk thuiskantoor met alle benodigde faciliteiten. • Laat je tijdens het werk niet afleiden door thuissituaties. • Maak duidelijke afspraken met je opdrachtgever over je taken. • Ga proactief te werk. • Houd een urenregistratie bij. • Deel je tijd goed in. • Plan regelmatig fysieke ontmoetingsmomenten. • Maak jezelf virtueel zichtbaar voor je opdrachtgever. • Kies een arbeidsconstructie die bij je past (zzp of via payroll). • Bezoek forums en virtuele netwerkbijeenkomsten voor VA’s. 17 Pagina 16

Pagina 18

Interactieve internet studiegids, deze uitgave of relatiemagazine is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het digitaal op uw website plaatsen van web clubmagazines.

MSM0612 Lees publicatie 19Home