PERSOONLIJKE ONTWIKKELING PIPA Op Secretaressedag, 19 april j.l., lanceerde Secretary Plus een mobiele assistant app voor secretaressen en managementondersteuners. De app, PIPA (Professional International Personal Assistant) genaamd, zou hun dagelijkse werk een stuk eenvoudiger moeten maken. ‘Een secretaresse kiest dit vak om een manager of een afdeling zo goed mogelijk te ondersteunen en van dienst te zijn’, zegt Maggie Dobson, Algemeen Directeur van Secretary Plus. ‘Dan wil je geen nee verkopen.’ Het efficiënte van PIPA is volgens de makers dat ze internationaal opereert. Ben je op zoek naar de dichtstbijzijnde betaalautomaat bij een hotel in Parijs? Moet een collega die op reis is in Rome snel naar een ziekenhuis? Heb je nu een taxi nodig in Barcelona? Of wil je manager op het laatste moment een tafel reserveren in een goed restaurant in Londen terwijl jij als secretaresse in Amsterdam zit? PIPA vindt de betaalautomaat, het ziekenhuis, de taxi of de tafel, compleet met kaart en routebeschrijving. Daarnaast checkt PIPA de dagelijkse todolist, beheert een notebook en een premium contactlist met uitgebreide mogelijkheden. PIPA is gratis te downloaden voor iPhone en Android-gebruikers. Kijk voor meer informatie op: www. pipa-app.com. maakt ook gebruik van een Virtual Assistant. ‘Onze stichting bestaat dankzij de enorme inzet van vrijwilligers’, vertelt bestuurslid Vincent Van Dantzig. ‘Maar deze mensen hebben naast hun vrijwilligerswerk ook een eigen baan en bezigheden. Dan is het wel prettig om een vast aanspreekpunt te hebben, zowel voor interne als externe contacten. Onze VA zorgt voor secretariële ondersteuning zoals het beantwoorden van de telefoon, het doorspelen van specifieke vragen naar de betreffende bestuursleden, schrijven en versturen van brieven en uitnodigingen, aanvragen van fondsen en coördinatiewerkzaamheden bij projecten. Uit kostenoverweging zijn we niet in staat een fulltime secretaresse in dienst te nemen. De VA is voor ons een perfecte oplossing. 18 Nelly Remmerswaal: ‘Ik heb een huis in het buitenland. Als ik daar naartoe ga, neem ik gewoon mijn laptop mee’ De kosten zijn laag omdat we haar kunnen inzetten op het moment dat het echt nodig is. Het aantal uren varieert van tien tot twintig per week.’ Virtuele assistenten werken doorgaans als zzp’er of via een payrollconstructie. Maar organisaties kunnen zelf ook hun secretariaat ‘virtualiseren’ volgens Marianne Sturman. ‘Een secretariaat dat nu traditioneel functioneert kun je anders organiseren. Bijvoorbeeld door te bepalen welke werkzaamheden kantoorgebonden zijn en welke ook thuis op een ander tijdstip uitgevoerd kunnen worden. Vervolgens spreek je met elkaar af wie welke dag kantoordienst heeft en wie vanuit huis werkt. Als ondernemer kijk je dan veel meer naar taken en niet zozeer naar een functie. Een secretaresse is niet per se gebonden aan een kantoor.’ Fatsoenlijke werkplek Bij Moneypenny staan momenteel ruim 8000 hoogopgeleide VA’s ingeschreven, werkzaam in verschillende beroepsgroepen. Sturman vermoedt dat het aantal virtuele assistenten met secretariële taken de komende jaren sterk zal toenemen. ‘Het grootste voordeel is dat je heel flexibel bent in het indelen van je werktijden’, vindt Nelly Remmerswaal, Virtual Assistent via Moneypenny. ‘Je maakt natuurlijk goede afspraken over de taken die binnen een bepaald tijdsbestek geregeld moeten zijn. Daarnaast ga ik ongeveer een keer per maand naar kantoor voor werkoverleg of een vergadering. De vrijheid om zelf je werklocatie te kieAlice Sanders: ‘Op kantoor kon ik mijn ideeën zelden concreet maken, als freelance VA wel’ zen, maakt het werken als Virtual Assistant erg aantrekkelijk. Wel is het noodzakelijk om thuis een fatsoenlijke werkplek te creëren, met alle benodigde faciliteiten. Voordat je start als VA is het ook nuttig om jezelf af te vragen of jouw thuissituatie geschikt is. Je werkt weliswaar vanuit huis, maar dat wil niet zeggen dat je om de haverklap gestoord kunt worden. Verder maakt het niet uit waar ter wereld je zit.’ Ontzorgen Alice Sanders verruilde in 2007 haar kantoorbaan als directiesecretaresse voor een nieuw bestaan als freelance Virtual Assistant. ‘Ik was eraan toe zelf mijn opdrachten en managers uit te kiezen’, vertelt ze. ‘Ik kreeg als kantoorsecretaresse regelmatig een andere baas omdat er zoveel verschuivingen binnen het bedrijf plaatsvonden. Ik moest dus elke keer een nieuwe relatie met een manager opbouwen.’ Alice ziet de functie van een Virtual Assistant vooral als een service voor ondernemers. ‘De meesten hebben het te druk met activiteiten die eigenlijk niet tot hun core business behoren. Mijn slogan is dan ook: de VA ontzorgt ondernemers! Ik help ze met alles waar zij zelf geen tijd voor hebben, variërend van het doen van de boekhouding, uitvoeren van secretariële taken, en bijhouden van socialmediakanalen tot het organiseren van evenementen en het fungeren als sparringpartner. Ik ben erg blij met mijn keuze om als Virtual Assistent verder te gaan. Ik deel mijn eigen JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 17
Pagina 19Interactieve digi-folder, deze uitgave of studiegids is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het online zetten van internet reisgidsen.
MSM0612 Lees publicatie 19Home