SOFTWARETIPS Je inbox leeg en je taken in zicht Zou dat niet heerlijk zijn: een lege inbox, je mailtjes verdeeld over je mappen en al je taken netjes op een rij zodat je altijd weet wat je volgende klus is? Hoe krijg je dat voor elkaar? Simpel: met je takenlijst in Outlook! Hier volgen enkele tips uit mijn eigen werkwijze en ervaring als trainer. Ik richt mij op Outlook 2010. Vaak is 2007 ook van toepassing, soms ook 2003. Let daarbij op dat het ‘spel met vlaggetjes’ in de versie van 2003 helemaal anders werkt dan in 2007/2010. Tekst Roel Peeters TWEEMINUTENREGEL Herlees je vaak dezelfde berichten? Dat kost tijd en energie, omdat je telkens weer moet bedenken wat je ermee moet doen. Beter is om een harde afspraak te maken met jezelf: je checkt je inbox op vooraf geplande tijden. Bij elk bericht beslis je meteen wat je ermee gaat doen. Kun je een mail binnen twee minuten afhandelen, doe dit dan meteen. Heb je er meer werk aan, zet het dan om in een taak. De tijd die je hiermee kwijt bent, win je terug door deze effectieve verwerking. Outlookmappen Zoals je merkt gebruik ik weinig mappen in Outlook. Via ‘regels’ worden sommige berichten automatisch uit mijn inbox geplukt en daarin neergezet. Het gaat om info, nieuwsbrieven waarop ik geabonneerd ben en LinkedInberichten. Ik merk altijd wanneer er een nieuw bericht in is gestopt, want dan wordt de mapnaam donker en er komt een cijfer bij. Deze berichten zijn geen topprioriteit en ik lees ze pas als ik tijd heb. Je merkt dat de nieuwsbrieven wat blijven liggen ;-). Een regel maak je het makkelijkst door rechts te klikken op het bericht >> regels. Als ik me abonneer op een RSS-feed op een website, lopen deze feeds automatisch in de map RSS-kanalen. Daar hoef ik niets voor in te stellen. Vlaggenspel voor reminders Rechtsklik op het vlaggetje naast je bericht om een reminder toe te voegen. Je volgt een van de voorgestelde deadlines of je stelt een concreet tijdstip in via >> aangepast. Het bericht wordt met een vlaggetje gemarkeerd én verschijnt als taak in je takenlijst én komt onderin je agenda in de takenbalk. Aan jou om het later via de takenlijst of via de inbox af te vinken als 30 JUNI 2012 MANAGEMENT SUPPORT Taakinformatie toevoegen Je geeft vervolgens, naar keuze, een begin- en einddatum aan waarbinnen je van plan bent om hier aan te werken. De eindtijd is een deadline. Passeer je die, dan wordt de taak rood aangegeven in de lijst. Maak ook eigen categorieën aan zodat je hierop kunt filteren (bellen, acquisitie, klus, schrijven, notulen, rapportage,… ). In een volgend artikel gaan we hier dieper op in. voltooid. Omdat beide gelinkt zijn maakt dit niet uit. Werk je met dit ‘vlaggenspel’ dan blijft je bericht in je inbox staan. Wil je dit niet (want je wilt je hoofd en inbox leeg), dan lees je verder… Wat als je bericht een stevige taak voor je bevat? Mails krijgen betekent: werk. Vaak bevatten ze een vraag om iets te doen. Met een simpele rechtsklik op je bericht kun je ervoor kiezen om deze om te zetten naar een taak. De sneltoets Ctrl+Shift+V werkt ook; zo kom je in een keuzemenu waar je kiest voor >> taken. Het volledige bericht komt nu als bijlage in de taak én verdwijnt uit je inbox! Pagina 37

Pagina 39

Scoor meer met een online shop in uw catalogi. Velen gingen u voor en publiceerden presentaties online.

MSM0612 Lees publicatie 19Home