PSYCHOLOGIE Vijf ergernissen en hoe je ze oplost Mens erger je niet... Een aantal maanden geleden stond er in de Management Support Groep van LinkedIn een poll over de grootste ergernissen van secretaressen, gestart door Jacqueline, van Assistent4U. Het leek me leuk om daar ook nog een artikel aan te wijden. Waar ergeren jullie je aan? En belangrijker nog: kun je daar zelf iets aan doen? Hieronder de top vijf van ergernissen en natuurlijk ook de mogelijke oplossingen. Tekst Roos Woltering Ergernis 5 - Onbereikbaarheid Op de vijfde plek is geëindigd: waar is iedereen? Door Het Nieuwe Werken en de vele parttimebanen in Nederland, blijkt het nog wel eens lastig om elkaar snel te bereiken. Een mail sturen is ontzettend handig als het antwoord nog wel even kan wachten, maar als je iemand echt moet spreken voor je verder kunt, wil je natuurlijk graag direct contact. Lastig. Aan de andere kant blijkt uit onderzoek dat slechte bereikbaarheid van collega’s wel je zelfredzaamheid bevordert. Gebleken is dat als er niemand in de buurt is om je probleem aan voor te leggen, de kans groter is dat je zelf met de juiste oplossing komt. Voorwaarde hierbij is wel dat je het in principe alleen kunt oplossen, maar deze vlieger gaat in jullie situatie natuurlijk vaak niet op. Dus wat kun je wel doen om de bereikbaarheid van je collega’s en je baas te vergroten? TIP: maak afspraken over contactmomenten. Spreek bijvoorbeeld af dat je elke morgen om half 10 en elke middag om 4 uur telefonisch contact hebt om de lopende zaken te bespreken. Dit is afhankelijk van jullie behoefte. Spaar alle vragen die je hebt op voor deze momenten. En mooi meegenomen: je zult zien dat veel zaken zichzelf in de tussentijd al opgelost hebben. Belangrijk: wees consequent. Het werkt alleen als je deze afspraken heilig verklaart en alleen een ramp van de grootste orde jullie contactmoment kan verstoren. Doe je dit niet, dan is de kans groot dat je binnen de kortste keren weer een voicemail krijgt als je op het afgesproken tijdstip belt. 14 Ergernis 4 - Urgentiejunks Dan op vier: ‘Ik wil het eigenlijk NU...’ Veel mensen laten zich leiden door de waan van de dag en het zal je verbazen hoeveel mensen verslaafd zijn aan urgentie. Bezig zijn met dingen die urgent zijn en dus eigenlijk gisteren af hadden moeten zijn, geeft ons een goed gevoel en het idee dat we met belangrijke dingen bezig zijn. Terwijl iedereen die zich wel eens verdiept heeft in de theorie van Eisenhower weet dat urgentie lang niet altijd gepaard gaat met belangrijkheid (en andersom). Je kunt hier op een aantal manieren mee omgaan. TIPS • Geef duidelijk aan dat je merkt dat je verzoeken vaak op het laatste moment krijgt en dat dit het werken voor jou bemoeilijkt. Leg uit dat je iemand veel beter van dienst kunt zijn als je eerder op de hoogte bent van de dingen die moeten gebeuren en dat andere taken komen te vervallen op het moment dat er iets op het laatste moment tussenkomt. • Ruim plaats in je agenda plaats in voor ad-hocklussen. Analyseer je agenda eens en kijk hoeveel uur van de dag naar lastminutespoedklussen gaat. Probeer deze tijd dagelijks vrij te houden. • Vraag regelmatig: en kan ik daarin al iets voor je betekenen? Vaak zijn er veel dingen die alvast kunnen gebeuren, maar omdat ze nog wat verder weg zijn, zijn ze nog niet top of mind. Grote kans dat je al voorbereidend werk kunt doen, als je er expliciet naar vraagt. Ergernis 3 - Zelf plannen De derde ergernis in de rij is: in Outlook gaan we lekker zelf plannen. Het wordt vooral als ergerlijk ervaren als er zelf in de agenda ingebroken wordt of er op het laatste moment zaken gepland of juist afgezegd worden. Vervelend, maar tegelijkertijd geven jullie aan dat dit ook wel een beetje part of the job en dus het lot van een managementsupporter is. Een van de secretaressen had een goede tip om hier mee om te gaan. Zij gebruikte de cirkel van invloed en betrokkenheid van Covey om met ergernissen waar je toch niks aan kunt veranderen om te gaan. TIP: Covey spreekt van een cirkel van betrokkenheid en een cirkel van invloed zoals hierboven afgebeeld. In de buitenste cirkel bevinden zich dingen die we niet kunnen beïnvloeden, zoals het weer, onze opvoeding, organisatieveranderingen. Over dingen die we echt niet kunnen beïnvloeden moeten we ons volgens Covey niet druk maken. We moeten ons alCirkel van Cirkel van Invloed Betrokkenheid leen richten op de binnenste cirkel, dus je richten op datgene wat je wél kunt beïnvloeden. Minstens zo belangrijk daarbij is het volgende: we kunnen natuurlijk geen invloed uitoefenen op alles wat ons gebeurt. Maar wat we wel kunnen, is bepalen hoe we zelf reageren op JULI/AUGUSTUS 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 13

Pagina 15

Voor catalogi, online onderwijs catalogussen en lesboeken zie het Online Touch CMS systeem. Met de mogelijkheid voor een e-commerce shop in uw PDF-en.

19:MSM070812 Lees publicatie 20Home