PERSOONLIJKE ONTWIKKELING Onderhandelen met een leverancier De normaalste zaak van de wereld Misschien gaat jouw managementteam over drie maanden op pad voor een heisessie of is de vaste broodjesleverancier gestopt. Nu ligt de taak bij jou om een goede leverancier te vinden die het gevraagde kan leveren tegen een reële prijs. Veel secretaressen vinden het lastig om een leverancier daarvoor te benaderen en met de leverancier te onderhandelen over wat hij moet gaan leveren tegen welke prijs. Onderhandelen is echter de normaalste zaak van de wereld. Tekst Angélique van Sluijs - www.kala.nu Als je in een organisatie werkt die groot genoeg is om een eigen inkoopafdeling te hebben, is het goed om eerst bij hen na te vragen of er al een contract is afgesloten voor hetgeen jij wilt gaan bestellen. In dat geval kun je daar gebruik van maken en is het met name belangrijk dat je je houdt aan de belangrijkste regel van onderhandelen: zelf goed weten wat je wilt. In alle andere gevallen is het aan jou om de contractuele afspraken te maken. Voorbereiding daarbij is meer dan het halve werk. Een goede voorbereiding levert je de informatie die het mogelijk maakt tot voor jou goede afspraken te komen. Deze Informatie valt uiteen in twee delen: weet wat je wilt en ken de markt. Weet wat je wilt Het is essentieel dat je goed weet wat je wilt. Alleen dan kun je een goede deal uit de markt halen. Enerzijds omdat de leverancier WEET WAT JE WILT • Wat zijn de randvoorwaarden (eisen) waaraan minimaal voldaan moet worden? • Welke wensen (mooi om ook te hebben) zijn er? • Wat is het maximaal beschikbare budget? op die manier het beste in kan spelen op jouw behoeften. Anderzijds omdat je voor zaken die je later verandert en/of toevoegt in de meeste gevallen de hoofdprijs betaalt. De leverancier weet immers dat je, nu de afspraken ‘staan’, niet zo snel meer naar een andere leverancier zult overstappen. Wanneer je bijvoorbeeld een locatie voor een heisessie aan het zoeken bent, is het belangrijk om te weten wat de wensen van het managementteam zijn voor die dag. Willen zij aan het strand zitten of in het bos, hebben ze behoefte aan een grote zaal of aan een aantal kleinere, willen ze luxe lunchen en afsluiten met een borrel met hapjes of willen ze een lichte lunch en daarna een diner, welke ondersteunende Audiovisuele middelen willen ze hebben, wat is het budget voor de dag? Wanneer je een deal hebt gemaakt voor een arrangement waarbij je alleen de grote zaal gebruikt en er komen later nog twee kleinere zalen bij dan zal dat - als je niet goed oplet - ongunstig uitwerken in het totale kostenplaatje. Veranderende eisen en inzichten als de dag van de heisessie dichterbij komt, zijn niet altijd te voorkomen, maar het is goed om hier bewust mee om te gaan. Eisen en wensen Let bij het boeken van een arrangement vooral ook op de kosten voor Audiovisuele middelen en gebruik van WiFi. Zelfs al lijk je ze in eerste instantie niet nodig te hebben, is 36 ONDERHANDELINGSTactieKEN • Stel open vragen. • Laat een stilte vallen en wacht af hoe de ander deze opvult. • Vat gemaakte afspraken samen. • Stel een deadline. • Las een pauze in. • Wees geduldig. • Geef aan dat je meerdere offertes hebt liggen. • Dit gaat boven mijn budget. • Ik heb beslissingsbevoegdheid tot € … • Als we dit er voor die prijs nog bij kunnen krijgen hebben we een deal. het tóch goed deze in kaart te hebben. Audiovisuele middelen zijn doorgaans niet inbegrepen in arrangementen en hier maken de locaties behoorlijke marges op. Wees je er ook bewust van dat hoe meer eisen je stelt hoe slechter jouw onderhandelingspositie wordt. Daarom is het goed onderscheid te maken in harde eisen waaraan de leverancier in ieder geval moet voldoen, en wensen waarvan het mooi is als er aan tegemoet gekomen wordt. Maakt het niet uit waar je de sessie houdt dan ligt het hele land voor je open. Wil de SEPTEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 35
Pagina 37Scoor meer met een online shop in uw relatiemagazines. Velen gingen u voor en publiceerden whitepapers online.
MSM0912 Lees publicatie 22Home