ACCOMMODATIES Locatie kan je ‘feestje’ maken of breken Zo kies je de juiste locatie Een locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement én bepaalt de sfeer waarin de gasten het programma beleven. De locatie beïnvloedt daardoor ook het succes van de andere onderdelen van de festiviteit of zakelijke bijeenkomst. Tekst Lenny Kaarsgaren Maar niet alleen de ambiance is elementair. Tal van andere factoren bepalen mede of een locatie werkelijk geschikt is. Belangrijk is om deze factoren in de juiste mix een rol te laten spelen bij je keuze. Welke factoren het zwaarst wegen verschilt per evenement. Een wensenlijstje met kenmerken waaraan de locatie minimaal moet voldoen op volgorde van prioriteit, helpt bij de zoektocht naar een passende locatie. Primaire kenmerken Stap 1 - de eerste selectie De eerste selectie van een aantal mogelijk geschikte locaties en de uiteindelijke keuze wordt doorgaans vooral bepaald door een aantal primaire kenmerken. Deze zijn: • Sfeer en uitstraling van de locatie De ideale locatie past qua sfeer en uitstraling bij de doelstelling, doelgroep, een eventueel gekozen thema, maar ook bij het imago van het bedrijf. Een bedrijf dat zich bijvoorbeeld op het hogere marktsegment richt (A-merk), kan beter geen genoegen nemen met minder dan een ‘A-locatie’. Een zeer trendy, designproduct introduceren, zal succesvoller verlopen in een trendy omgeving, dan in een locatie met een ouderwetse of klassieke uitstraling. Een verrassende, spraakmakende locatie vergroot de aantrekkingskracht van het evenement. Een belangrijk gegeven, gezien de trend dat anders het aantal aanmeldingen voor een evenement aanzienlijk daalt en de ‘noshow’percentages stijgen. Originaliteit is het sleutelwoord! • Capaciteit en mogelijkheden van de ruimtes De locatie moet vanzelfsprekend groot (of klein) genoeg zijn voor het aantal gasten dat je verwacht. De gewenste zaalopstelling moet mogelijk zijn. Maar ook andere factoren spelen mee, zoals bij een feestavond met een grote variëteit in leeftijden de mogelijkheid van het creëren van verschillende sfeer18 tjes in diverse ruimtes. Eén grote feestzaal is dan niet optimaal. En wat als er toch veel meer of minder gasten komen dan verwacht: welke flexibiliteit is er dan om een ruimte toe te voegen, of juist in te krimpen? Of in het geval van bijvoorbeeld een seminar met workshops: zijn er voldoende subruimtes waarin de deelsessies kunnen plaatsvinden? Overigens is de benodigde ruimte ook afhankelijk van de geplande activiteiten en de eventuele hinder van obstakels, zoals pilaren, waardoor de netto (bruikbare) oppervlakte aanzienlijk minder kan zijn dan de totale (bruto) oppervlakte. • Ligging en bereikbaarheid Ook de ligging van de locatie is van primair belang. De maximaal ‘geaccepteerde’ reisafstand voor de gasten verschilt sterk per type evenement. Bij een personeelsfeest is één uur reistijd wel de grens. Bij een meerdaagse brainstormsessie is een reistijd van 2 tot 3 uur wellicht acceptabel. Bij een internationaal congres ligt het weer heel anders: een halve of hele dag reizen is dan soms onvermijdelijk. Denk zowel aan de bereikbaarheid per auto als per openbaar vervoer. Filegevoelige routes spelen hierin een grote rol. Wel kunnen filegevoelige tijdstippen soms worden vermeden door de programmatijden aan te passen. Secundaire kenmerken Stap 2 - vervolgkeuze Als je je eerste ‘shortlist’ van locaties hebt gemaakt, kun je kritisch kijken naar een aantal voorzieningen en eigenschappen waarover een locatie, afhankelijk van het soort evenement, moet beschikken (of waarvoor de mogelijkheid moet bestaan deze te plaatsen of creëren). Hoewel ze secundair zijn (omdat je oog meestal niet in eerste instantie op een locatie valt vanwege de aanwezigheid van deze voorzieningen) kan het wel zo zijn dat je uiteindelijk toch niét voor een locatie kiest vanwege de afwezigheid of gebrekkigheid ervan. OKTOBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 17

Pagina 19

Heeft u een reclamefolder, digibrochure of web weekbladen? Gebruik Online Touch: catalogus digitaal uitgeven.

MSM1012 Lees publicatie 23Home