WERKORGANISATIE Resultaatafspraken op het secretariaat Presteren wordt waarderen Het einde van het jaar nadert met rasse schreden. Voor velen is dit hét moment waarop het functioneren kritisch onder de loep wordt genomen. En zeg nu eens eerlijk: hoe zichtbaar was jij dit jaar? Weet je zélf precies wat je de afgelopen maanden voor je organisatie hebt betekend? Kun je hierop niet volmondig ‘ja’ zeggen, lees dan dit artikel, zodat je wel aantoonbaar kunt maken wat je bijdraagt aan jouw organisatie. Tekst Marianne Smits | www.avk.nl Het twee- of driemaal per jaar voeren van voortgangs- en beoordelingsgesprekken is waarschijnlijk niet nieuw voor je. Je tevredenheid over de kwaliteit én het resultaat van zo’n gesprek heb je echter zelf grotendeels in de hand. Bereid je daarom tot in de puntjes voor. Een goed voorbereiding is immers het halve werk. 1. Ga op de stoel van je manager zitten. Denk zoals je leidinggevende denkt. Hij of zij zal starten met het verzamelen van zoveel mogelijk informatie omtrent jouw functioneren. Doe dat zelf dus ook! Neem bijvoorbeeld de agenda van je manager door, vanaf het begin van het jaar tot heden. Dat is een goede kapstok om een overzicht te maken van alles wat je dit jaar gedaan hebt. Lees ook eventuele notulen van vergaderingen die jij bijwoont en bekijk je eigen agenda. Verzamel zo alle benodigde input voor je gesprek. Verdiep je in de beoordelingscriteria. Haal je functieomschrijving boven water en lees deze kritisch door. Welke competenties zijn er nodig voor het uitvoeren van je taken. Wees kritisch op jezelf… voldoe je? Of kun je op bepaalde punten verbeteren? En waar blink je in uit? Heb je geen actuele functieomschrijving, neem dan je persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) erbij. De doelstellingen die hierin geformuleerd zijn, zijn de agendapunten voor je komende gesprek. Heb je geen POP, neem dan het verslag van je vorige gesprek kritisch onder de loep. 2. Zet ‘ambassadeurs’ in. Om de beeldvorming over je functioneren te verbreden kun je gebruikmaken van methodieken als 360ºfeedback. Hierbij vraag je een aantal personen je feedback te geven over het afgelopen jaar. Denk hierbij aan collega’s op het secretariaat of andere ‘klanten’ waarvoor jij werkzaamheden verricht. Maak hiervoor met deze ambassadeurs een afspraak op een voor hen rustig moment in de agenda. Zij moeten dit gesprek immers ook rustig kunnen voorbereiden. Op internet vind je meer informatie over deze methodiek. Daar kun je ook je eigen formulier opstellen dat je vervolgens kunt voorleggen aan je ambassadeurs. Of laat hen dit formulier invullen en inleveren bij je manager. 3. Stel zo nodig zelf de agenda op. Heb jij ook zo’n leidinggevende die altijd net iets te weinig tijd stopt in de voorbereiding van dit soort gesprekken? Neem dit dan uit handen en zorg zelf dat je het doel van het gesprek en de agendapunten formuleert. Bedenk dus goed welke onderwerpen je aan bod wilt laten komen. Leg dit als concept aan je leidinggevende voor. Zo weten jullie beiden wat er komen gaat en ga jij perfect voorbereid het gesprek in. 12 4. Zelfreflectie vormt de basis. Waar ben je goed in en hoe kun je dat aantonen? Zijn er verbeterpunten of liep je tegen moeilijkheden aan en hoe kwam dat? Heb je tijdens je vorige gesprek afspraken gemaakt die (nog) niet zijn gerealiseerd? Zorg dan voor een duidelijk antwoord op de vraag hoe dat komt. Door al deze zaken scherp voor ogen te hebben, krijg je een goed beeld van de feedback die je in het gesprek zult ontvangen. Anders dan in het functioneringsgesprek wordt in het beoordelingsgesprek echt een oordeel gegeven over jouw functioneren. Luister goed naar alle aspecten die aan dit oordeel ten grondslag liggen. Reageer niet direct op ieder onderdeel, maar wacht tot je leidinggevende alle punten heeft besproken. Dan is het jouw beurt. Reageren Het oordeel van je manager moet onderbouwd zijn met feiten en waarnemingen. Is dit volgens jou niet het geval of heb je het vermoeden dat er mogelijk sprake is van subjectiviteit, stel dan ieder punt afzonderlijk aan de orde en vraag nadrukkelijk om ieder aspect aantoonbaar te maken. Vraag om toelichting als je een zin hoort als ‘het loopt niet op rolletjes’. Is de mening van je leidinggevende voor jou niet duidelijk, vraag dan altijd om verheldering, liefst in de vorm van (recente) voorbeelden. Concreet Maak duidelijke afspraken over ieder punt dat is besproken. Mocht je leidinggevende zelf de punten niet concreet benoemen, vat dan zelf ieder onderwerp samen en vraag of je dit goed hebt begrepen. Spreek dan af om de punten schriftelijk vast te leggen. Vergeet er niet bij te vermelden wie eventuele acties moet ondernemen en binnen welke termijn dit zal gebeuren. Sluit positief af Natuurlijk ga ik ervan uit dat je een positieve beoordeling heb gekregen. Sluit het gesprek daarna ook van jouw kant positief af. Geef bijvoorbeeld aan dat je jullie samenwerking altijd als bijzonder constructief ervaart of dat je blij bent dat jullie een succesvol team vormen. Wát je zegt moet in ieder geval gemeend zijn. Mocht je minder tevreden zijn met het resultaat dan kun je bijvoorbeeld aangeven dat je het prettig vind dat je duidelijkheid hebt omtrent je functioneren. Stel tevens voor een afspraak te NOVEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 11
Pagina 13Interactieve web krant, deze vakblad of brochure is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het van papier naar online converteren van digi kranten.
MSM1112 Lees publicatie 24Home