WERKORGANISATIE • Acceptabel; je hebt met je leidinggevende in een gesprek getoetst of de afspraak voor beiden acceptabel is. • Realiseerbaar; tijdens het gesprek met je leidinggevende heb je gecheckt of de afspraak realiseerbaar is. • Tijdgebonden; in de afspraak staat concreet op welk moment het gewenste resultaat klaar moet zijn. In essentie gaat het dus om drie zaken: 1. Je doel: WAT wil je bereiken (bijvoorbeeld tijdige beschikbaarheid van vergaderstukken voor vergaderdeelnemers). 2. IJkpunt: HOE meet je dat? (‘tevredenheidsonderzoek’ onder deelnemers vergadering) 3. Norm: het beoogde RESULTAAT (bijvoorbeeld een week voor aanvang van vergadering stukken digitaal beschikbaar stellen). Aan de slag 1. Het is prettig om je taken als kapstok te gebruiken voor het formuleren van prestatieafspraken. Voorbeeld: ik zorg ervoor dat ik één week voor aanvang van de AMT-vergadering (Algemeen ManagementTeam) de dan beschikbare agenda met bijlagen aan alle deelnemers verspreid. Wil je suggesties van resultaatafspraken van andere managementassistenten? Kijk dan eens in de LinkedIngroep van Management Support: www.linkedin.com/groups/ManagementSupport Groep. maken voor een vervolggesprek op korte termijn waarin je dan je verbeteringen van de tussenliggende periode kunt bespreken. Zonde van mijn tijd… Regelmatig ontmoet ik managementassistenten die beoordelingsgesprekken als ‘niet waardevol’ beoordelen. ‘Het gaat immers niet over mij, maar over de functie van managementassistent in zijn algemeenheid’ geven ze dan als reden. Mijn advies: formuleer dan zelf de criteria waarop je beoordeeld wilt worden. Neem zelf de verantwoordelijkheid voor je functioneren. Stel je eigen prestatiecriteria op! Resultaatafspraken maken Resultaatafspraken gaan over de output die jij als managementassistent in de komende periode, tot je volgende gesprek, gaat leveren. Deze afspraken baseer je op: • De doelstellingen van de afdeling of business unit waarvoor je werkt. De doelstellingen van jouw afdeling zijn natuurlijk weer een afgeleide van de strategische doelstellingen van jouw organisatie. • De inhoud van je functie. Belangrijk is dus om de doelstellingen te kennen van de afdeling of dienst waarvoor je werkt. Daarnaast is het essentieel om het eens te zijn over de inhoud van je functie: wat draag jij bij aan het realiseren van de doelstellingen van je afdeling? Dit zijn de twee essentiële startpunten. Op basis hiervan formuleer jij jouw prestatieafspraken, bij voorkeur aan het begin van een kalenderjaar. Goede afspraken zijn SMART: ze voldoen aan de volgende criteria: • Specifiek; het is voor jou en je leidinggevende duidelijk waar de afspraak over gaat. • Meetbaar; in de afspraak staat concreet op welke manier en aan de hand van welke criteria bepaald wordt of je de afspraak al dan niet hebt gehaald. MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2012 2. Formuleer de afspraken SMART. Voorbeeld zoals onder 1: a. de op dat moment beschikbare agendapunten en bijbehorende stukken b. week voor AMT-vergadering c. aan alle AMT-deelnemers 3. Vermijd afhankelijkheid van derden. Indien 2a was geformuleerd als: de agenda met bijlagen, dan heb je dus een afhankelijkheid in je afspraak staan. De afhankelijkheid bestaat er namelijk uit dat je belooft de bijlagen te zullen toezenden terwijl je wellicht een week voor aanvang van de vergadering nog niet alle bijlagen hebt ontvangen. 4. Neem bij voorkeur ook een teamgerichte prestatie op in het totaal van je afspraken. Dit zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat je afspreekt jaarlijks een evenement te organiseren dat tot doel heeft de teamgeest te verhogen (dit kan een borrel zijn, een ‘heidag’, een training). 5. Formuleer altijd positief: dat wat je wilt of kunt in plaats van wat je niet kunt. 6. Maak ontwikkelingsafspraken. Die afspraken gaan over de kennis, de vaardigheden en de competenties die je het komende jaar verder gaat ontwikkelen om tot nóg betere resultaten te komen of je te specialiseren met wellicht een concreet voorstel voor een bepaalde training. 7. Laat je bescheidenheid varen! 8. Jezelf profileren doe je het hele jaar door, wees je hiervan bewust. Noteer je activiteiten gedurende het jaar, maak deze inzichtelijk en bespreek deze ook. Maak dit tot je tweede natuur. 9. Breng de door jezelf gemaakte prestatieafspraken als ‘voorstel’ naar je leidinggevende, bespreek je voorstel en stel dan samen de definitieve resultaatafspraken schriftelijk vast. Op deze manier wordt PRESTEREN ook WAARDEREN! Geniet van je gesprek. < 13 Pagina 12

Pagina 14

Voor relatiemagazines, online kranten en clubbladen zie het Online Touch CMS beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een webshop in uw nieuwsbrieven.

MSM1112 Lees publicatie 24Home