PERSOONLIJKE ONTWIKKELING Functieprofielen anno 2013 Wat voor secretaresse ben jij? Directiesecretaresse, managementassistent, afdelingssecretaresse, personal assistent, secretariaatsmedewerker, junior secretaresse, officemanager. Hoe wordt jouw functie eigenlijk genoemd? In secretaresseland zijn tientallen functiebenamingen in omloop. Best verwarrend, want dat maakt het onderscheid tussen functieprofielen en de daarbij behorende functiewaarderingen niet gemakkelijk. Tekst Marjo van Lijssel ‘Er zijn ook zóveel verschillende manieren om dit vak uit te oefenen’, verklaart Gunilla Blijsie, managementcoach en auteur van het vorige maand verschenen boek Managementassistent & manager, speel open kaart... en versterk de samenwerking. ‘Een eenduidige functiebeschrijving bestaat simpelweg niet. Het takenpakket van een secretaresse kan breed, maar ook erg smal zijn. Het hangt bijvoorbeeld af van wat op dat moment in het samenspel met je manager belangrijk is en hoe je eigen rolopvatting is.’ Zoveel secretaressen, zoveel functieprofielen Marja van Veen, werkzaam bij een zorgverzekeraar, heeft in de loop der jaren al verschillende secretaressefuncties vervult. ‘Bij elke baan kreeg ik een andere functienaam’, vertelt ze. ‘Variërend van managementassistent en secretaresse tot administrative coördinator. Qua kerntaken verschilden de functies echter niet zo veel.’ Nu is Marja Secretaresse Raad van Bestuur, samen met nog twee collega’s. ‘Hoewel onze functienaam contractueel vastligt, noemt mijn ene collega zich managementassistent en de andere personal assistant, heel typisch. Secretaressen hebben kennelijk ook de behoefte zich te onderscheiden qua functienaam. Persoonlijk heb ik een andere definitie voor een personal assistant. Ik ben het zelf geweest bij een organisatie en kon het geen secretaressefunctie noemen. Sterker nog, ik had mijn eigen secretaresse en hield me alleen bezig met inhoudelijke zaken op managementniveau. In mijn loopbaan heb ik gemerkt dat de manier waarop invulling wordt gegeven aan een functie, sterk organisatie- en brancheafhankelijk is. Ook je manager speelt een be18 langrijke rol; hoeveel vrijheid geeft hij jou, hoeveel vertrouwen heeft hij in jouw capaciteiten? Ziet hij je ook als volwaardig sparringpartner of uitsluitend als uitvoerend ondersteuner? En niet te vergeten jijzelf; wat zijn jouw competenties, wat wil je bereiken? In mijn huidige functie werk ik zelfstandig. Van mijn werkgever krijg ik gelukkig alle vrijheid. Ik creëer veel uitdagingen zoals het organiseren van grote evenementen en bijeenkomsten, en ondersteun mijn manager proactief. Het is een gevarieerde baan. Bepaalde taken zoals agendabeheer, mailverkeer en correspondentie, zie je natuurlijk terug in elke secretaressefunctie. Het is helemaal afhankelijk van de organisatie, je manager, je positie in de organisatie, je competenties en ambities en de manier waarop de functie ingevuld kan worden. Kortom een eenduidige functienaam of functieomschrijving bestaat mijns inziens niet. Prijskaartje Elke werkgever is vrij om een functie een naam te geven en er een eigen omschrijving aan te koppelen. Daar zijn geen richtlijnen voor. ‘Binnen het erkende onderwijs is dat anders geregeld’, volgens Joyce Steenveld, algemeen directeur van Schoevers-Groep. ‘De opleidingsprofielen van onze mbo- en hboopleidingen zijn wettelijk vastgelegd door de overheid, Ecabo en de NVAO. Daar is een curriculum ofwel vakkenpakket aan gekoppeld met een vereist eindresultaat. De niveaus variëren van MBO 3-secretaresse en MBO 4-directiesecretaresse tot HBO Associate Degree Officemanagement. Ik kan me goed voorstellen dat het voor secretaressen Joyce Steenveld: ‘Het is belangrijk dat je je functieprofiel goed doorneemt´ arbeidsbemiddeling, krijgt regelmatig vragen van bedrijven over hoe ze een bepaalde secretaressefunctie moeten waarderen, vooral vanuit het MKB. Vaak schrijven wij voor hen een functieprofiel en geven advies over de functiewaardering. Daarbij houden we niet alleen rekening met de gewenste competenties en vaardigheden, maar ook met soft skills zoals proactiviteit, creativiteit, beschikbaarheid en flexibiliteit. Is het de bedoeling dat de secretaresse vaak ’s avonds op pad moet met de manager, gaat ze mee op zakenreis, wordt een 24/7 bereikbaarheid verDECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT soms verwarrend is om, eenmaal op de arbeidsmarkt, geconfronteerd te worden met zoveel verschillende functienamen en profielen’, vervolgt Joyce Steenveld. ‘Het is daarom belangrijk dat je als secretaresse je functieprofiel goed doorneemt. Want soms is een managementassistent iemand die op hbo-niveau moet werken en soms ook niet. Schoevers Professionals, onze businessline FOTOGRAFIE SANNEKE VISSER Pagina 17
Pagina 19Scoor meer met een webshop in uw publicaties. Velen gingen u voor en publiceerden onderwijsmagazines online.
MSM1212 Lees publicatie 1Home