PERSOONLIJKE ONTWIKKELING wacht? Zo’n profiel heeft een ander prijskaartje dan een ingekaderde, uitvoerende 9-till-5-job.’ ‘Karakterprofiel het allerbelangrijkste’ ‘Vergeleken met tien jaar geleden is de secretaressefunctie duidelijk veranderd. De belangrijkste verschuiving is meer gelijkwaardigheid. Steeds vaker willen managers sparren met hun managementondersteuners. Bijvoorbeeld over het beleid of het effect van hun gedrag op medewerkers. Ook de uitvoerende secretaresse is zelfstandiger geworden. In 2005 was er nog een duidelijk onderscheid in uitvoerende, faciliterende, adviserende en leidinggevende secretariële functies. Nu zie je een samenvoeging van deze functieprofielen. Puur uitvoerende secretaressen bestaan bijna niet meer. In ons aanbod van opleidingen houden we rekening met deze ontwikkeling. De MBO 3-secretaresse wordt ook faciliterend opgeleid, MBO 4 is een pittige opleiding tot directiesecretaresse waarbij de nadruk ligt op een coördinerende en faciliterende rol. Onze hbo-opleiding levert managementondersteuners die een adviserende en leidinggevende secretariële positie kunnen vervullen, de co-manager.’ Momentopname Een functieprofiel is belangrijk omdat het een kader aangeeft van de functie-inhoud. Toch blijft het volgens Joyce Steenveld een momentopname. Organisaties moeten snel inspelen op economische, technologische en organisatorische ontwikkelingen. ‘Bij secretaressen wordt daardoor steeds meer een beroep gedaan op een verbreding van kennis en kunde. Dat maakt gespecialiseerde opleidingen zo gewild op bijvoorbeeld het gebied van personeels en facility management, PR en eventmanagement of marketing, economie en recht. Daarmee faciliteren we secretaressen om die functieverbreding op een professionele manier te realiseren. Want naast al die verschillende functieprofielen is je eigen karakterprofiel eigenlijk het allerbelangrijkste. Wanneer je creatief, ondernemend en zelfstandig bent, zijn er veel kansen in het secretaressevak. Die moet je wel zelf zien en pakken. Jezelf blijven ontwikkelen is noodzaak om marktconform te blijven. Begin 2013 start onze nieuwe leerlijn: Secretary Next. Deze hebben we speciaal ontwikkeld voor secretaressen die al enige tijd werkzaam zijn, maar hun kennis en vaardigheden zien verouderen door alle veranderingen. In deze leergang komen modules aan bod waar het gaat om de nieuwste technologieën, digitale communicatie, projectmanagement, Het Nieuwe Werken, timemanagement en geweldloos oftewel effectief communiceren. De opleiding kan in aparte modules gevolgd worden.’ (Zie www.schoevers.nl/secretary-next.) ‘Helaas zien sommige managers de functie van hun secretaresse nog als operationeel. Secretaressen vinden het daarentegen best moeilijk zichzelf te ‘upgraden’ tot sparringpartner volgens Gunilla Blijsie, coach voor managers en managementondersteuners. Op 1 november jl. verscheen haar boek Managementassistent & manager; speel open kaart... en versterk de samenwerking. Daarin zet ze de vier hedendaagse rollen van de secretaresse uiteen; die van timemanager, bureaumanager, emotiemanager en sparringpartner. ‘Laat je niet uit het veld slaan’ ‘Het tweede ingrediënt is concrete afspraken maken en tot actie overgaan. Erkennen van elkaars emoties en kwaliteiten vind ik een derde voorwaarde voor een krachtige samenwerking tussen manager en managementondersteuner. We zijn geen robots. Iedereen heeft zijn dag wel eens niet. Tijdens coachinggesprekken hoor ik managementondersteuners wel eens zeggen: ‘Gelukkig ben ik niet gaan huilen. Dat vind ik van mezelf dan zo zwak!’ Maar is dat nou echt zo? Het is logisch dat je kunt gaan huilen wanneer iets je echt raakt. Onbedaarlijk huilen kan beter thuis, maar een snik of een traan mag best. Mensen vinden emoties laten zien op het werk nog wel eens lastig. Een goed team daarentegen erkent elkaars emoties. Laat iemand toch eens lekker boos zijn. Morgen is er weer een nieuwe dag. Erken en benut ook elkaars kwaliteiten. Mensen hebben de neiging elkaar op te zoeken omdat ze op elkaar lijken. Maar juist verschillen kunnen je als team sterker maken.’ Gunilla Blijsie: ‘Mensen vinden emoties laten zien op het werk wel eens lastig’ ‘Sommige secretaressen vervullen al deze rollen, anderen vervullen er een of twee’, onderbouwt ze. ‘Het op gelijkwaardig niveau met je manager sparren over inhoudelijke zaken waarbij je ook je eigen visie mag delen is vrij nieuw. Het doel is om samen tot ideeën te komen. Op die manier kan een co-creatie ontstaan die iemand in zijn eentje nooit had kunnen realiseren.’ Er bestaan volgens Blijsie vier ingrediënten voor een krachtige samenwerking tussen manager en managementondersteuner. ‘Wederzijds vertrouwen is de lastigste, want dat is niet meteen concreet. Het moet groeien. De toegevoegde waarde van elkaar zien binnen de organisatie helpt dat proces te versnellen. Ook het ervaren van steun is belangrijk. Juist op momenten dat een van beiden een fout heeft gemaakt. Goed met elkaar overweg kunnen is natuurlijk fijn, maar als daar geen acties uit voortvloeien heeft het weinig zin.’ MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2012 ‘Het laatste ingrediënt is de professionele dialoog. Ga in alle rust een gesprek aan met je manager. Laat merken dat je geïnteresseerd bent in beleidsmatige kwesties of goede ideeen hebt over bijvoorbeeld het organiseren van een event. Spreek je op een tactische en relationele manier uit, durf een tegengeluid te laten horen en luister goed. Stimuleer elkaar om tijdens een dialoog ook eens ‘out of the box’ te denken, want dat leidt vaak tot innovatieve ideeën. Laat je niet zo snel uit het veld slaan door een mogelijk negatieve reactie van je manager. Probeer het gewoon op een ander moment nog eens.’ < Titel: Managementassistent & Manager Speel open kaart en... versterk de samenwerking Auteur: Gunilla Blijsie Uitgever: Vakmedianet ISBN: 978 94 6215 041 6 Prijs: € 23,95 Bestellen: www.managementsupport.nl/shop. 19 Pagina 18

Pagina 20

Voor vakbladen, online tijdschriften en edities zie het Online Touch beheersysteem systeem. Met de mogelijkheid voor een webwinkel in uw clubmagazines.

MSM1212 Lees publicatie 1Home