PERSOONLIJKE ONTWIKKELING Virtuele verbinder Secretaresse wordt Community Manager Steno is uit secretaresseland verdwenen en notuleren op de laptop gemeengoed. Wijzigingen in de manier waarop werk wordt uitgevoerd zijn er altijd geweest maar nooit eerder volgden ze elkaar zo snel op als nu en hadden ze zo’n grote invloed op staffuncties. Voel je vooral niet bedreigd door deze veranderingen, maar zie ze als een mooie kans om virtuele verbinder te zijn; de secretaresse als community manager. Een pleidooi. Tekst Léontine de Koning De secretaresse die zich blijft ontwikkelen is goud waard voor een organisatie. Natuurlijk kun je weerstand voelen bij verandering. Dat is heel begrijpelijk en menselijk. Het ene verandertraject is nog niet afgerond of het volgende wordt gestart en alles moet wéér anders. Maar het verdwijnen van specialistische secretariële taken kun je juist zien als een kans; een kans omdat er met het wegvallen van werkzaamheden en de veranderende werkwijzen ruimte ontstaat voor een nieuwe, vaak zelfs veel leukere dagindeling. En een nieuwe rol. Social media Door social media verandert de manier waarop we communiceren, adverteren en informeren. En de beschikbare online informatie die elke dag op ons afkomt is enorm groot. Zo groot dat deze gefilterd moet worden. Rondom onderwerpen, personen en bedrijven ontstaan online communities. Hierbinnen zal de wirwar aan informatie gestroomlijnd moeten worden. Hierin kan een rol voor jou liggen. Waarom een online community? Talloze bedrijven vinden al via een community en social media nieuwe collega’s, ideeën, klanten en kennis. Diverse onderzoeken wijzen uit dat een goed werkende community kostenbesparend werkt op gebieden als HR, klantenservice en marktonderzoek. Een actieve community zorgt voor een sterkere klantenbinding en werkt stimulerend en innoverend. Er ontstaat tussen bedrijven en tussen individuen een gezonde concurrentie. In het mooiste ge20 val zijn zowel klanten, medewerkers als andere bedrijven actief op social media en delen ze kennis en kunde om van elkaar te leren. Er zijn genoeg succesverhalen. De tegelactie van KLM bijvoorbeeld met de oproep voor een ontwerp van een oud-Hollands tegeltje om daarmee uiteindelijk een vliegtuig te bekleden. Of mijn persoonlijke succes met #ONTSECRETARESSEN™ dat ik volledig heb opgebouwd met en te danken heb aan social media. Door te observeren en Extra schakel maakt zwak Voorbeelden van de verwarring die de extra schakel van een secretaresse kan veroorzaken zijn legio en heb ik zelf onlangs weer eens aan den lijve mogen ondervinden tijdens het inplannen van een afspraak met drie directeuren. Een secretaresse belde me op naar aanleiding van de e-mail die ik naar de directeur had gestuurd en zij bood haar hulp aan bij het maken van deze afspraak. Uit ervaring weet ik dat het lastig is om in de agenda van drie diDe rol van de secretaresse als gatekeeper en agendabeheerder is aan het vervagen het gewoon te doen, leren we wat wel en wat niet werkt. En fouten maken mag. Impact De veranderingen die het zakelijk gebruik van social media met zich meebrengen hebben een impact op het vak van managementondersteuning. Managers en directeuren zijn veel toegankelijker geworden en handelen WhatsApp-, LinkedIn- en Twitterberichtjes eenvoudig en snel zelf af met een smartphone. De extra schakel van een secretaresse in de afhandeling van e-mail en agendaverzoeken werkt tegenwoordig eerder vertragend dan versnellend. Het Nieuwe Werken, de veranderende werkomgeving en organisatiestructuren zijn een kans voor secretaressen om zich te ontplooien en te profileren op de gebieden waar hun talenten én interesses liggen. recteuren een moment te prikken. Hulp van een secretaresse is dan zeker geen overbodige luxe. Ik vond het dan ook heel aardig van haar. Wat zij echter niet wist, was dat deze afspraak dankzij een sms en een WhatsApp al was gemaakt en zij dus eigenlijk met verouderde informatie uit de inbox van haar directeur aan de slag was gegaan. Na mijn uitleg dat de afspraak al stond, bleek de secretaresse daar niet van op de hoogte te zijn en moest er echt naar een ander moment worden uitgekeken. Met veel schuiven van afspraken en heen en weer mailen kreeg ik uiteindelijk een nieuw agendaverzoek met een nieuw tijdstip. Even later belde de directeur van deze secretaresse dat hij had gezien dat de afspraak was verzet en vroeg me waarom dat was. Ik schoot in de lach en zei dat dit nu DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 19

Pagina 21

Voor uitgaven, online jaarverslagen en kranten zie het Online Touch content management system systeem. Met de mogelijkheid voor een webwinkel in uw catalogi.

MSM1212 Lees publicatie 1Home