SOFTWARETIPS De waarde van je Outlookcontactpersonen In mijn een-op-een-trainingen Outlook aan managementassistenten zie ik heel vaak een lege lijst met contactpersonen. Wellicht is het niet duidelijk wat de meerwaarde is van een gevulde persoonlijke contactpersonenlijst naast het adresboek. Daar wil ik in dit artikel iets aan doen. Tekst Roel Peeters Het adresboek met de algemene adreslijst is opgesteld en wordt beheerd door systeembeheer. Het bevat alleen de medewerkers van het bedrijf. De lijst met contactpersonen is van jou en moet door jou gevuld worden. Deze is makkelijk bereikbaar via de module ‘contactpersonen’, linksonder in je Outlookvenster. Deze lijst biedt een aantal voordelen. Maar eerst wat tips om deze snel aan te maken. Contactpersonen verzamelen Vanaf Outlook 2010 worden alle geadresseerden die je nog niet hebt opgeslagen, automatisch in een map ‘voorgestelde contactpersonen’ opgeslagen. Het is ook mogelijk om je hele adreslijst (met alle medewerkers in je bedrijf) in één keer te kopiëren naar je lijst met contactpersonen. Klik daarvoor op het adresboek in het lint >> zoek de algemene adreslijst (vaak staat die al meteen open) >> selecteer de personen die je wilt kopiëren >> klik in het menuutje van dit scherm op ‘bestand’ >> klik op ‘toevoegen aan lijst met contactpersonen’. Bedenk dat deze lijst niet synchroniseert. Als een medewerker het bedrijf verlaat, blijft deze wel in je eigen lijst met contactpersonen staan. Van elk gekoppeld account wordt een map gemaakt. Je hoeft ze er maar uit te plukken en naar je ‘contactpersonen’ te slepen. Heb je Outlook 2010 gekoppeld aan LinkedIn, dan zie je niet alleen alle updates van de afzender binnenkomen mét ieder bericht, de afzender komt ook automatisch in een map LinkedIn-contactpersonen. Ook deze hoef je slechts naar je contactpersonenmap te slepen als je daar behoefte aan hebt. Had je deze contactpersoon al, dan krijg je een update met de nieuwe gegevens. Het leuke hiervan is dat ook de profielfoto erbij staat. Omdat Outlook met mijn mobiel synchroniseert zie ik daarop meteen ook de profielfoto. Leuk én handig. Krijg je een bericht en wil je de afzender meteen toevoegen aan je contactpersonen, dan kun je dit doen door over de naam van de afzender ‘te zweven’ of rechtsklikken met de muis. Welke contactgegevens zijn interessant? Hoe meer gegevens je van een contactpersoon hebt, hoe meer zoekfilters je later kunt creëren. Je kunt de contactpersonenlijst dan bijvoorbeeld filteren of sorteren op bedrijf of provincie. Houd je allerlei info bij in het notitievak, dan kun je ook daar op zoeken (bijvoorbeeld afspraken over tarieven en voorwaarden van een vergaderlocatie kun je bij deze contactpersoon schrijven). Telefoonnummers schrijf je meteen internationaal +31593322570 (+ staat voor 00) zodat het nummer ook met een gesynchroniseerd mobieltje in het buitenland gebeld kan worden. Voordelen van de lijst met contactpersonen Wist je dat alle Outlookacties, verbonden aan een contactpersoon, bewaard worden? Klik eens een contactpersoon open en klik op ‘activiteiten’ in de groep ‘weergeven’. Alle afspraken, taken en email van en naar deze persoon kun je hier zien. Een superhandig overzicht als je gevraagd wordt een mail of vergaderverzoek te zoeken die hij/zij je heeft gestuurd. 32 DECEMBER 2012 MANAGEMENT SUPPORT Pagina 31

Pagina 33

Scoor meer met een e-commerce shop in uw catalogi. Velen gingen u voor en publiceerden PDF's online.

MSM1212 Lees publicatie 1Home